هر روز در اطرافمان مسائل و واقعیت هایی را مشاهده می کنیم که بی اندازه به بحث کردن و صحبت در خصوص آنها علاقه مندیم. ترافیک، آلودگی هوا، بهره برداری ایستگاه جدید فلان خط مترو و حادثه ای در بهمان بزرگراه. فلان رنگ، مد امسال است و … .

همین مسئله را به محل کار ببریم. شایعه پرداخت پاداش، قراردادی شدن شرکتی ها، کم شدن و زیاد شدن ساعت کاری، دورکاری و … و خلاصه موضوعات مختلف که هر روز کنارمان هستند و در مورد آنها با همکاران و دوستانمان صحبت می کنیم.

با کمی دقت در می یابیم در خصوص این مسائل، بیشتر “صحبت” می کنیم و کمتر “مستندسازی” می کنیم. کمتر همین صحبت ها را ثبت می کنیم. کمتر پیش می آید از آنها به جمع بندی درستی برسیم. مشکلی که فکر می کنیم برایمان به عادت تبدیل شده است: عدم مستندسازی.

یکسال زحمت می کشیم، تلاش می کنیم، اما فعالیت هایمان را ثبت و نگهداری نمی کنیم، ارزیابی نمی کنیم، طبیعتا وقتی امسال مستندسازی درستی نداشته باشیم، سال بعد هم نمی توانیم مقایسه ای بین این دو برای ارزیابی بهبود یا رکود داشته باشیم. به خودمان نمره نمی دهیم. (البته گزارش عملکردها همیشه هستند و شکل همیشگی آنها را در ذهنمان حفظ کرده ایم، منظور من یک مستندسازی “استاندارد” است)

خیلی از فیلم های پرفروش با اقتباس از کتاب هایی ساخته شده اند که افراد در مورد خودشان و تجربه کاری خودشان به رشته تحریر درآورده اند. کتاب های موفقی که هر جلد آنها به تیراژ میلیونی می رسد و همه ی شوق خریدن و خواندن آنها (البته ما ایرانی ها کمتر از این کارها می کنیم!) به مطالعه تجربیاتی است که همیشه اطراف ما هستند و با خواندن آنها، همان رویدادها را در ذهنمان بازسازی می کنیم و آن تجربیات را در صورت امکان، در زندگی به کار می بندیم.

بگذریم؛ به این فکر می کردم که اگر همین نظرات پراکنده، مرتبط و گاهی از نظر ما غیرمرتبط، کارشناسی و گاهی کارشناسی نشده را جایی ثبت کنیم (تولید محتوا) و از آنها به یک جمع بندی مشخص برسیم، کمک زیادی به رسیدن نتیجه منطقی یک بحث داشته ایم. به طور مثال همین بحث دورکاری، در روزهای آینده قصد دارم از همکاران اداره به صورت غیررسمی نظر بگیرم. شاید هم تقاضا کردم که دور هم جمع بشویم و در خصوص همین موضوع با هم صحبت کنیم. بعد این بحث ها را پیاده سازی کنم و روی وبلاگ سازمان منتشر کنم تا همکاران استان های دیگر هم در خصوص آن نظرشان را ارائه کنند. شاید مطلب خوبی هم شد برای نشریه داخلی مان.

بحث من ناظر به این مسئله خاص (دورکاری) نیست، بلکه چند نکته مهم را در ذهنم مرور می کنم یا به قول یک دوست، بلند بلند فکر می کنم (شما بخوانید: بلند بلند می نویسم!) اول اینکه فرهنگ ما بیشتر به سمت شفاهی شدن، آن هم بدون جمع بندی خاص پیش می رود. بیشتر اهل صحبت شده ایم تا نوشتن. بیشتر اهل (فیلم و سریال) دیدن شده ایم تا خواندن، بیشتر اهل تیتر خواندن شده ایم تا متن.

و نهایتا اینکه از نظر من: مستندسازی خوب است! برای همه از جمله برای روابط عمومی