روز ۵شنبه برای افتتاح یکی از مراکز سازمان در یکی از شهرستان های استان تهران بودیم. به ابتکار همکاران شهرستان، برنامه ای در یک فرهنگسرا تدارک دیده شده بود و قرار بود بعد از برگزاری این مراسم، مرکز مورد نظر افتتاح شود.

سوژه اول: سالن!
از اوایل هفته شهرستان مربوطه تهیه فیلمی را درخواست کرد و واحد سمعی بصری روابط عمومی هم این فیلم را برای این برنامه آماده کرده بود. به همین دلیل برای بررسی وضعیت ویدئو پرژکتور و پرده و صوت سالن، اقتضا می کرد زودتر در محل حضور داشته باشیم. شروع برنامه ساعت ۱۰ اعلام شده بود و ما ساعت ۹ در سالن حضور داشتیم. پرده پرتابل، ویدئو پرژکتور، لپ تاپ و دی وی دی پلیر و سیم رابط برق و صوت و همه وسایل مورد نظر را برای هر نوع اتفاق پیش بینی نشده ای همراه داشتیم.

برنامه در یکی سالن ۷۰ نفره برگزار می شد که چیدمان آن به صورت آمفی تئاتر بود. چیدمان صندلی ها به صورت هلالی و بسیار به هم فشرده بود. به محض ورود مشخص شد همکاران ما در شهرستان کار را به دوستانشان در شورای شهر و شهرداری و سپرده‌اند. فرش و تریبون و صوت و نور و بنر و … همه و همه در حال مرتب شدن بود. ما هم متحیر از این همه هماهنگی!

اولین مسئله، جای خالی ویدئو پرژکتور روی سقف بود. بعد از مستقر کردن ویدئو پرژکتور و تست تصویر مشخص شد، تقسیم صوت سن، ورودی ندارد، لاجرم مجبور شدیم یک میکروفن مقابل اسپیکر ویدئو پرژکتور قرار بدهیم که مسلم بود افت صدای قابل توجهی خواهیم داشت.

کنترل کننده اتاق فرمان، ظاهرا به دلیل امتحانی که در آن روز داشت، شخص دیگری را جایگزین خودش کرده بود که این بنده خدا هم از همه جا بی خبر… بگذریم ماجرا برای یادآوری بسیار است.

سوژه دوم: مجری!
هنوز برنامه شروع نشده بود که از من سوال شد آیا مدیرکل رسیده یا خیر. مدیر کل در سالن بود و برای پاسخ به این سوال مجری تصور کردم برای خیر مقدم قصد دارد از حضور وی مطلع شود. برنامه با تلاوت قرآن و سرود جمهوری با اجرای گروهی از ناشنوایان آغاز شد. به محض پایان سرود، مجری از گروه اجرا کننده درخواست کرد که روی سن بمانند و مدیرکل و یک مسئول از شهرستان برای اهدای جایزه به آنها روی سن بیایند. همین مسئله کافی بود تا بدانیم تا آخر برنامه چطور پیش خواهیم رفت. دعوت ها برای سخنرانی از مقامات شهر شروع شد. طبیعی است سیر دعوت از میهمانان باید به نحوی باشد که مهمترین شخصیت حاضر در جلسه آخر از همه صحبت کند و هر برنامه ای از قبیل اجرای برنامه های هنری، سخنرانی ها و … قبل از سخنرانی مهمترین شخصیت حاضر به اتمام برسد. گروه سرود ناشنوایان یکبار دیگر اجرای برنامه کرد و یکبار دیگر مجری مدیرکل سازمان را دعوت کرد، یک نابینا به اجرای موسیقی نی پرداخت و مجدد مجری برای اهدای جایزه ایشان، مدیرکل سازمان را دعوت کرد. همه این اتفاقات، بداهه و با ناهماهنگی بسیار شکل می گرفت. بنده‌ی خدا مدیرکل سازمان هم هر بار روی سن می رفت و برای اینکه نظم برنامه از دست نرود دعوت مجری را اجابت می کرد. تا اینکه نوبت به سخنرانی مدیرکل رسید در حالی که هنوز فیلم تهیه شده پخش نشده بود.! فیلم تهیه شده به دلیل عدم پخش در زمان خود، کارآیی خود را از دست داد، چرا که قرار بود مطابق برنامه این فیلم پیش از صحبت های مدیرکل پخش شود.

نهایتا ناچار شدم با اعتراض، به مجری برنامه بی احترامی های مکررش را یادآوری کنم.
این هم تجربه ای بود برای اینکه، قبل از برگزاری هر برنامه، کنداکتور آن را کنترل و بخش های مرتبط کاری روابط عمومی را مشخص کنیم.

نکته مهم:
سیر دعوت از میهمانان برای سخنرانی باید به نحوی باشد که مهمترین شخصیت حاضر در جلسه آخر از همه صحبت کند و هر برنامه ای از قبیل اجرای برنامه های هنری، سخنرانی ها، پخش فیلم و کلیپ و … قبل از سخنرانی مهمترین شخصیت حاضر به اتمام برسد.