حرفه؛ روابط عمومی

روابط عمومی به دلیل ماهیت کاری و عجین شدن نام و هویتش با گرامی داشت رویدادها و مناسبت ها، وظیفه ای تعریف نشده اما ذاتی پیدا کرده است.  ۳۱ آگوست هر سال، روز جهانی وبلاگ نامگذاری شده و در این روزها، بلاگرها برای گرامی داشت آن، قلم فرسایی می کنند و از ظن و تجربه خود به بررسی موضوع می پردازند.

امروز که Buzz جیمیل و مطالب مورد علاقه دوستان را مرور می کردم به مطلب بسیار جالبی برخوردم. وبلاگ رسانه های اجتماعی در این خصوص، یادداشت مفیدی پست کرده بود که شخصا از مطالعه آن استفاده کردم. بعضی اوقات شما مطالبی را در ذهنتان دارید و همیشه به آنها فکر می کنید، زمانی با شخصی یا نوشته ای مواجه می شوید که افکار شما را سازمان داده شده، با حاشیه و تفسیر بهتر، ارائه می کند. مطالعه این پست برای من حکم این ماجرا را داشت.

یکی از مهمترین ابزار هر روابط عمومی اطلاعات تماس مخاطبین سازمان است. این مخاطبین در گروه های مختلف دسته بندی می شوند. مخاطبین سازمانی شامل: رئیس سازمان، معاونین، مدیران کل، مسئولین دفاتر و واحدها در ستاد کشوری و همین اطلاعات در استان ها و شهرستان ها، و مخاطبین برون سازمانی شامل: خبرنگاران، مدیران سازمان های همکار، بالادست و فرو دست.

نام و نام خانوادگی، عنوان، تلفن، فاکس، شماره همراه، ایمیل، نشانی دقیق، کدپستی و در برخی موارد، تاریخ تولد مخاطبین مهمترین اطلاعات مورد نیاز راهنمای تلفن است.

نام و نام خانوادگی و عنوان برای استفاده صحیح در مکاتبات، تلفن یا تلفن های مستقیم برای ارتباط تلفنی، فاکس برای وارد کردن شماره در نرم افزار ارسال فاکس (Winfax یا Symantec)، شماره تلفن همراه برای وارد کردن شماره در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، نشانی و کدپستی برای ارسال و مراسلات پستی و تاریخ تولد هم برای ارسال کارت تبریک یا اس ام اس تبریک سالروز تولد مدیران، کارکردهایی هستند که در وهله اول برای آن می توان برنامه ریزی کرد.

ساخت کتابچه راهنمای تلفن، وارد کردن اطلاعات در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، گزارش گیری از برنامه ارسال فاکس و گزارش گیری از دفتر پستی طرف قرارداد برای اطلاع از وصول مرسولات پستی و … نتایج بهره گیری از این اطلاعات است.

اما یک نرم افزار مغفول مانده در روابط عمومی که کمتر از آن استفاده شده و بهترین نرم افزار مدیریت رویدادها و اطلاعات، شمرده می شود، نرم افزار Outlook است. این برنامه از مجموعه برنامه های Microsoft Office است و در زیر گروه برنامه های آفیس قرار دارد. اگر برنامه آفیس را روی سیستم کامپیوتر خود، نصب داشته باشید حتما آن را مشاهده کرده اید.

ادامه مطلب …

امسال هم مطابق سال های پیش که به رسم مألوف باید در هفته مناسبتی سازمان، نمایشگاهی برگزار می شد، باز هم قرعه به نام روابط عمومی افتاد.

یک ماه پیش از برگزاری نمایشگاه، کمیته ای به نمایندگی دو نفر از معاونت ها، یک نفر از اداره خدمات، حراست و شورای فرهنگی، با مدیریت روابط عمومی در سازمان تشکیل شد.

جلسات هر دو یا سه روز یکبار تشکیل و مصوبات مورد بازبینی قرار می گرفت. تهیه یک پکیج اطلاع رسانی در دستور کار بود و نمایندگان در هر جلسه پیشرفت پروسه جمع آوری اطلاعات را گزارش می کردند.

مدت برگزاری نمایشگاه شش روز پیش بینی شده بود، از شنبه تا پنج شنبه، ساعت کار نمایشگاه هم از ساعت ۱۷ هر روز تا ساعت ۲۲ در نظر گرفته شد. برای اطلاع رسانی هم یک تیزر ده ثانیه ای برای تلویزیون های شهری مستقر در نقاط طلایی شهر،  یک تیزر یک دقیقه ای در LCD ایستگاه های مترو و ۱۶ بنر ۳ در ۴ عمودی برای تابلوهای پرتابل شهری سازمان زیباسازی شهرداری تهران در نظر گرفته شد. مورد تلویزیون های شهری و تابلوهای پرتابل از طریق یکی از NGO های سازمان به صورت رایگان پخش و نصب شد. اما برای پخش آگهی در ایستگاه های مترو از قرارداد یک ماهه ای که برای موارد دیگر بسته شده بود، استفاده کردیم و آگهی هم از یک هفته پیش از برگزاری نمایشگاه، در ایستگاه های دارای LCD، پخش شد.

ادامه مطلب …

چند روز پیش یکی از دوستانی که به واسطه تهیه فیلم و کارگردانی بعضی از برنامه های روابط عمومی با ایشان در ارتباط هستم، در روابط عمومی سازمان بودند. صحبت بود از اینکه چرا روابط عمومی ها با استودیوهای شخصی کار نمی کنند و گله گذاری و … .
خدمت این دوست عزیز عرض کردم فرصت های خیلی زیادی در روابط عمومی هاست که متاسفانه نه روابط عمومی ها سعی دارند این موارد را به بخش خصوصی سفارش دهند، نه بخش خصوصی برای این نیازها فکر و سیاستی دارد.
به طور مثال “فیلم های مذهبی” به طور متوسط هر ساله بیش از ۴۰ مناسبت مذهبی در تقویم رسمی وجود دارد که روابط عمومی ها هم به فراخور برنامه هایی که در این مناسبت ها برگزار می کنند، نیاز به فیلم های کوتاهی دارند که با این مناسبت ها مرتبط باشد، شهادت ها، ولادت ها، اعیاد و … همه دست مایه هایی هستند برای ساخت فیلم هایی کوتاه در حد ۷ تا ۱۰ دقیقه.
ساخت این دست فیلم ها با توجه به آرشیو استودیوهای خصوصی کار زیاد سختی نیست، تلفیق تصاویر مذهبی، ادعیه، با مداحی، تواشیح و موسیقی های مذهبی
هنوز هم شکاف بین روابط عمومی و بخش خصوصی به دلیل عدم معرفی صحیح نیازها یا عدم شناخت نیازهای روابط عمومی کماکان وجود دارد.

جهاندیده، دبیر شورای اطلاع رسانی دولت و تمدن، استاندار تهران، سخنرانان بخش اول این همایش بودند. جهاندیده از شروع بکار شورای هماهنگی روابط عمومی های استان تهران ابراز خشنودی کرد و گفت: شکل گیری این شورا در سطح استان تهران یک الزام بود و مطمئنا همکاری های بیشتری در آینده توسط این شورا شکل می گیرد.

مرتضی تمدن هم در سخنانی، حجم اطلاعات و اخبار منتشر شده در رسانه‌ها را در مقایسه با فعالیت هایی که توسط دستگاه های دولتی انجام می شود، بسیار اندک دانست و گفت: همت مضاعف روابط عمومی ها و شکل گیری شورای هماهنگی می تواند در انعکاس بهتر اخبار دولت در استان تهران، کمک قابل توجهی داشته باشد.

در قسمت دوم گردهمایی مدیران روابط عمومی دستگاه های دولتی، طبق آیین نامه شورا، با برگزاری انتخابات، از بین ۲۳ نامزد عضویت در هیئت رئیسه شورای هماهنگی، هفت نفر با رای شرکت کنندگان انتخاب شدند که پنج نفر از اعضای اصلی و دو نفر به عنوان علی البدل انتخاب شدند.

من هم جزو اعضای هیئت رییسه شورای روابط عمومی توسط شرکت کنندگان انتخاب شدم.

اطلاعات تکمیلی:
گردهمایی مدیران روابط عمومی دستگاه های دولتی با حضور بیش از ۱۳۰ دستگاه و در محل اردوگاه شهید باهنر (کولکچال) برگزار شد. سرایی از نمایندگان مجلس شورای اسلامی هم از دیگر سخنرانان بخش اول گردهمایی مدیران روابط عمومی بود.

بالاخره کتاب این دوست بزرگوار چاپ شد، هر وقت آقای شکری را می دیدیم سراغ این کتاب را می گرفتیم و ایشان هم در جواب با لبخند سری تکان می دادند که بزودی … .

چشم ما به جمال این خبر همی روشن شد و کتاب استاد روانه بازار شد.

کتاب” برنامه ریزی ارتباطی راهبردی در روابط عمومی “تالیف حمید شکری خانقاه ، ازسوی دبیرخانه دائمی همایش روابط عمومی الکترونیک و انتشارات سیمای شرق منتشر شد.

طراحی مهندسی و برنامه ریزی استراتژیک ارتباطی در روابط عمومی هر شرکت ، سازمان و وزارتخانه ای این امکان را فراهم می کند که تصویری ازچشم انداز ماموریت ها ، رسالت و اهداف ارتباطی سازمان را پیش روی داشته باشیم.
تدوین استراتژی ارتباطی در روابط عمومی شرکت ها و سازمان های مختلف ، نیازمند یک بازمهندسی ارتباطی با رویکرد استراتژیک است.

ادامه

در همین یکی دو ماه اول سال، حداقل ده برنامه توسط معاونت ها و واحدهای سازمان برگزار شده است. کارگاه، همایش، جلسه و …، انواع برنامه هایی بوده اند که لاجرم یک پای روابط عمومی هم باید در این برنامه ها باشد، چه برای اجرا، چه تهیه خبر، عکس و فیلم یا تهیه بنر و … . در بسیاری از برنامه ها، روابط عمومی تا ۲۴ ساعت پیش از برنامه خبر از برگزاری آنها نداشت و در مواردی هم واحد متقاضی از یک ماه قبل مکاتبه کرده بود.

به جهت اینکه دبیرخانه خاصی برای ساماندهی برنامه ها نبود و نیست و معاونت ها و دفاتر برگزار کننده هم از برگزاری برنامه های یکدیگر اطلاع ندارند، در بیشتر موارد برنامه ها با فاصله زمانی کوتاه از هم برگزار می شوند و در این میان هم روابط عمومی بلاکش ماجراست!

با مدیر کل سازمان صحبت های مقدماتی داشتم در خصوص تشکیل کمیته ای که جلسات، بازدیدها، همایش‌ها، کارگاه‌ها و … را زمان‌بندی و کنترل کند.

پیشنهاد مشخص ما این بود که کمیته ای مرکب از نماینده مدیرکل، روابط عمومی، حراست، پشتیبانی، نماینده معاونت یا واحد متقاضی برگزاری برنامه تشکیل شود تا با داشتن یک تقویم، فاصله‌ زمانی برنامه ها را مشخص کنیم.
دلیل پیشنهاد حضور حراست و پشتیبانی هم، اطلاع قبلی این دو واحد برای فراهم نمودن مقدمات برنامه و حضور در برنامه بود.

یک نکته مهم:
به جهت اینکه بخش زیادی از فعالیت های روابط عمومی ما، پیگیری امور مالی و فاکتور خدمات انجام شده ای بود که روابط عمومی برای برنامه های معاونت ها انجام می داد، تشکیل این کمیته، بار مالی و پیگیری های بعدی را از روابط عمومی بر می دارد.

در برنامه‌ای، یکی از همکاران با شوخی به همکار عکاس روابط عمومی می گفت: ما که از عکس هایی که شما تا بحال در برنامه ای مختلف تهیه کرده‌اید چیزی ندیده‌ایم، خوب بود این عکس ها را چاپ کنید و در بوردهای طبقات نصب می‌کردید. با این پیشنهاد خام،‌ ایده ای به ذهنمان رسید که شاید زیاد جدید هم نباشد و بسیاری از روابط عمومی ها از آن استفاده می کنند.

تهیه عکس و فیلم از برنامه ها و مناسبت‌هایی که سازمان ترتیب می دهد، یکی از وظایف ذاتی روابط عمومی است. بعد از اتمام برنامه، روابط عمومی ها با انتخاب بهترین عکس، یک گالری جدید به بخش گالری تصاویر سایت خود، اضافه می کنند.

نکته قابل تأمل این است که بسیاری از این برنامه ها برای همکاران سازمان که در آن برنامه حضور داشته اند یا برای سایر همکارانی که در صدد کسب خبر از آن برنامه هستند، جالب است.

ادامه مطلب …

برای مسئول سمعی بصری چک لیستی تهیه کرده‌ام که در همه برنامه‌ها این وسایل و امکانات را به همراه داشته باشد. این امکانات و موارد شامل مأموریت های برون سازمانی نیز می‌شود. چرا که خیلی از مواقع در بازدیدها و برنامه ها، روابط عمومی به شهرستان ها دعوت می‌شود.

دوربین فیلمبرداری DV با باطری های شارژ شده و در صورت لزوم باطری یدکی شارژ شده، هدفن برای گرفتن ساندچک دوربین ( مطمئن باشیم وقت فیلمبرداری، صدا در حال ضبط شدن است)، فیلم خام دی‌وی ( قبل از زدن دکمه رکورد از خام بودن فیلم اطمینان حاصل کنیم و همیشه به تعداد کافی فیلم خام به همراه داشته باشیم. توصیه می شود حتی اگر در یک نوار ۵ یا ۱۰ دقیقه فیلم ضبط می کنیم، برای برنامه های دیگر از فیلم خام استفاده کنیم، اگر به پای تبلیغ برای سونی نگذارید، توصیه می شود همیشه از نوار سونی استفاده کنیم) بعد از هر فیلمبرداری، نام برنامه، تاریخ و مکان آن را روی لیبل داخل قاب فیلم نوشته و لیبل را روی فیلم بچسبانیم تا در جستجو ها با مشکل مواجه نشویم. این کار به آرشیو کردن فیلم ها بر اساس تقویم ماهیانه کمک می‌کند.
میکروفن یقه‌ای HF با شارژ کامل و باطری قلمی یدک برای صدابرداری با کیفیت مناسب.
Voice Recorder با شارژ کامل و اطمینان از فضای خالی مورد نیاز با میکروفن یقه‌ای برای سهولت در پیاده سازی اطلاعات برنامه،
چند نکته مهم: ادامه مطلب …

دیروز برای برنامه ای به یکی از شهرستان های استان تهران رفته بودیم. خبرنگار یکی از خبرگزاری ها به محض ورود مدیرکل سازمان،‌ قصد داشت مصاحبه‌اش را بگیرد. به دلیل تأخیر در برگزاری برنامه به نظر می رسید حوصله خبرنگار مورد نظر ما سر رفته بود و قصد داشت هر چه سریع تر مصاحبه را تهیه کند.

جالب اینکه بعد از انتظار یک ساعته برای تمام شدن تعارفات و سخنرانی ها، وقتی هماهنگ کردم که مدیرکل سازمان به سوالات خبرنگار پاسخ بدهد، متوجه شدم همه سوالات تکراری هستند و با کمترین زحمت مصاحبه به اتمام رسید.

خبرنگار داستان ما اگر کمی بیشتر روزنامه یا حتی خبرگزاری متبوع خودش را مطالعه می‌کرد پاسخ سوالاتش را می یافت و برای مصاحبه سوالات بهتری را انتخاب می کرد.