چند نکته در مورد نشست های خبری

علاج کسالت خبرنگاران در نشست های خبری

 

press-conferenceنشست های خبری معمولا با یک سخنرانی که عمده محتوای آن گزارش عملکرد یا بیان موضوع اصلی آن نشست خبری است آغاز می شوند. این سخنرانی ها عمدتا به دلیل تأکید بیش از حد روی جزئیات، زمان زیادی از نشست خبری را به خود اختصاص می دهند و بعد از پنج دقیقه نخست، خارج از حوصله و کسالت بار می شوند.

 

پیشنهاد:

 

برای بیان جامع جزئیات به جای اطاله سخن، بهتر است از پاورپوینت، عکس، فیلم، نمودار و … استفاده کنیم. استفاده از این امکانات به جز انتقال بهتر محتوا، جلسه را از یکنواختی خارج می کند و جهت نگاه خبرنگاران حاضر در جلسه را به جز فرد یا افراد مسئول به صفحه مانیتور یا پرده پرژکتور، تغییر می دهد.

 

روال بر این بوده و هست که اداره جلسات نشست خبری به عهده روابط عمومی باشد و روابط عمومی است که می تواند طی هماهنگی قبلی با افراد مسئول یا کارشناسانی که در جلسه حضور پیدا می کنند، برای نشست خبری یک برنامه سخنرانی معین کند. تعیین زمان برای مقدمه، تعیین زمان برای پاسخگویی به سؤالات، سقف میزان صحبت یک مسئول یا کارشناس و اعلام سقف زمان جلسه (ساعت خاتمه جلسه) برای اطلاع همه حاضرین در جلسه.

 

البته علی رغم تمام توضیحات بالا، برخی موضوعات نشست های خبری به ذات کسالت آور هستند و گاهی اوقات همین تلاش ها هم نتیجه بخش نخواهد بود. برای همین با کوتاه کردن زمان جلسه و یادآوری آن به مسئولین و کارشناسان و خبرنگاران باید دائما یادآوری کنیم که نشست خبری طولانی نخواهد بود و در زمان مقرر به پایان می رسد.

 

پیش از برنامه توجه داشته باشیم:

 

به صورت متداول، برای مهمانان سازمان ها از پیش، پذیرایی آب میوه، آب یا شیرینی در نظر گرفته می شود. از مسئول سالن بخواهیم خلاف برنامه همیشگی پذیرایی ها که در حین جلسه این پذیرایی صورت می گیرد، از قبل فقط بطری های خنک آب و لیوان یکبار مصرف را روی میز قرار دهد و برای رعایت نظم جلسه از پذیرایی در حین جلسه خودداری شود. صدای بشقاب و کارد و چنگال در شأن یک نشست خبری نیست.

 

پیش از برگزاری برنامه، در مقابل هر صندلی، چند برگ سفید و یک خودکار چک شده وجود داشته باشد تا در حین برنامه، فردی درخواست کاغذ و قلم نکند.

 

اگر بنا داریم برای بک گراند مسئولین یا کارشناسان سازمان، طرح و سازه  خاصی در نظر بگیریم، (پاپ آپ، استند ایستاده یا نصب یک بنر روی دیوار پشت سر) باید سعی کنیم ضمن دقت بر قرار گرفتن جای عبارات ـ طوری که زیاد بالا یا زیاد پایین نباشند و درست بالای سر مسئولین دیده شود ـ، نوشته ها و محتوای آن کاملا خوانا باشد تا در عکس ها، عکاسان را به زحمت نیاندازد. در املای محتوای بک گراند دقت کنیم تا ضمن رعایت درست نویسی، زمان و تاریخ به درستی قید شود.

 

از وجود و قرار گرفتن پرچم درفش سازمان و پرچم رومیزی سازمان در محل مناسب اطمینان پیدا کنیم.

 

یک ساعت پیش از برگزاری نشست خبری، نسبت به مناسب بودن هوای سالم اطمینان پیدا کنیم.

 

یک روز پیش از برنامه سیستم صوتی سالن، ویدئو پرژکتور و امکانات سرمایشی گرمایشی سالن حتما بررسی شود تا در صورت نیاز به تعمیر یا تعویض سیستم، فرصت کافی وجود داشته باشد.

 

از انتخاب سالن هایی که مجاور با بخش های پر رفت و آمد سازمان هستند خودداری کنیم. بهتر است یک سالن در فضای کم رفت و آمد و ساکت برای جلسه نشست خبری انتخاب شود.

 

طی هماهنگی با یکی از همکاران، ورود و خروج به سالن را کنترل کنیم تا ضمن راهنمایی خبرنگاران به داخل سالن، از ورود افراد غیر مرتبط با جلسه خودداری شده و نظم و سکوت جلسه تا پایان رعایت شود.

 

پس از برنامه توجه داشته باشیم:

 

خبرنگاران خبرگزاری ها بعد از پایان نشست خبری، به طور معمول برای پیشی گرفتن از رقبا، خبر را برای تحریریه خود تلفنی می خوانند. سعی کنیم مزاحم آنها نشویم و در صورتی که خط تلفن یا جای مناسبی برای ارتباط تلفنی نیاز دارند در اختیار آنها بگذاریم.

 

برخی خبرنگاران نوشته هایشان را به تحریریه فاکس می کنند، حتما یک دستگاه فاکس آزاد برای آنها در نظر داشته باشیم.

 

چنانچه خبرنگاران برای ارسال ایمیل نیاز به اینترنت داشتند، حتما به آنها این اطمینان را بدهیم که وای فای مورد نیازشان را در اختیارشان می گذاریم.

Tweet about this on Twitter۰Share on Google+۰Share on LinkedIn۰Share on Facebook۰Pin on Pinterest۰
یک دیدگاه بر “چند نکته در مورد نشست های خبری
  1. مرادی گفت:

    با سلام خدمت آقای حقوردی
    این توضیحات یعنی برگزاری یک جلسه ایده آل ، چه نشست خبری باشد یا یک جلسه دیگر . معمولاً در اینگونه جلسات دربعضی مواقع بی نظمی و نا هماهنگی و رعایت نکردن مطالب فوق الاشاره ، مدعوین و مسئولان جلسه را خسته ونتیجه را هم کم اثر میکند . ولی رعایت همین نکات ذکر شده شان و جایگاه سازمان و روابط عمومی را بیشتر نشان خواهد داد .
    ۵ / مرداد / ۱۳۹۲ – مرادی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*