یکی از مهمترین ابزار هر روابط عمومی اطلاعات تماس مخاطبین سازمان است. این مخاطبین در گروه های مختلف دسته بندی می شوند. مخاطبین سازمانی شامل: رئیس سازمان، معاونین، مدیران کل، مسئولین دفاتر و واحدها در ستاد کشوری و همین اطلاعات در استان ها و شهرستان ها، و مخاطبین برون سازمانی شامل: خبرنگاران، مدیران سازمان های همکار، بالادست و فرو دست.

نام و نام خانوادگی، عنوان، تلفن، فاکس، شماره همراه، ایمیل، نشانی دقیق، کدپستی و در برخی موارد، تاریخ تولد مخاطبین مهمترین اطلاعات مورد نیاز راهنمای تلفن است.

نام و نام خانوادگی و عنوان برای استفاده صحیح در مکاتبات، تلفن یا تلفن های مستقیم برای ارتباط تلفنی، فاکس برای وارد کردن شماره در نرم افزار ارسال فاکس (Winfax یا Symantec)، شماره تلفن همراه برای وارد کردن شماره در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، نشانی و کدپستی برای ارسال و مراسلات پستی و تاریخ تولد هم برای ارسال کارت تبریک یا اس ام اس تبریک سالروز تولد مدیران، کارکردهایی هستند که در وهله اول برای آن می توان برنامه ریزی کرد.

ساخت کتابچه راهنمای تلفن، وارد کردن اطلاعات در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، گزارش گیری از برنامه ارسال فاکس و گزارش گیری از دفتر پستی طرف قرارداد برای اطلاع از وصول مرسولات پستی و … نتایج بهره گیری از این اطلاعات است.

اما یک نرم افزار مغفول مانده در روابط عمومی که کمتر از آن استفاده شده و بهترین نرم افزار مدیریت رویدادها و اطلاعات، شمرده می شود، نرم افزار Outlook است. این برنامه از مجموعه برنامه های Microsoft Office است و در زیر گروه برنامه های آفیس قرار دارد. اگر برنامه آفیس را روی سیستم کامپیوتر خود، نصب داشته باشید حتما آن را مشاهده کرده اید.

مدیریت کردن تقویم برنامه ها، Email ها، اطلاعات مخاطبین، یادداشت ها و یادآوری ها از کارکردهای ذاتی این نرم افزار است. البته ساخت گروه، امکان برقراری تماس به وسیله این نرم افزار و امنیت بالای آن با رمزگذاری در هنگام باز شدن برنامه، از دیگر قابلیت های آن شمرده می شود.

اما نکته مهم Synchronize (تبادل اطلاعات) توسط این نرم افزار است. با پیشرفت تکنولوژی، غالب گوشی های تلفن همراه، برای مدیریت کردن ایمیل ها، اطلاعات تماس مخاطبین، تقویم، یادآوری و یادداشت ها نرم افزارهایی در خود دارند و عمدتا در برندهای مختلف، ساختار یکسانی دارند.

با نصب PC Suite (سی دی اختصاصی راه انداز و نرم افزارهای کاربردی هر گوشی) روی کامپیوتر، و انتخاب گزینه Synchronize، همه اطلاعات روی گوشی به نرم افزار Outlook منتقل می شود. به این ترتیب، همیشه یک Back up از اطلاعات گوشی، روی کامپیوتر شما ذخیره می شود. معمولا ما روابط عمومی ها، شماره های زیادی برای ذخیره کردن داریم و سیم کارت های فعلی، امکان ذخیره بیش از ۲۰۰ شماره را ندارند. برای همین ناچاریم اطلاعاتمان را در جای مطمئنی ذخیره کنیم. بهترین روش استفاده از نرم افزار Outlook است که مطمئن ترین روش برای ذخیره سازی اطلاعات است. البته نرم افزارهای اختصاصی گوشی های تلفن همراه هم امکانات ذخیره اطلاعات را دارند، اما اگر در هنگام خرید گوشی جدید، برند دیگری را انتخاب کنید، برای Restore کردن اطلاعات تماس، کمی با مشکل مواجه می شوید، به همین دلیل، پیشنهاد می کنم همیشه برنامه Outlook را برای جابجایی اطلاعات گوشی و کامپیوتر انتخاب کنید.

اولین بار که برنامه Outlook را روی کامپیوترتان اجرا کنید از شما می خواهد که نشانی میل خودتان را بدهید و اگر شما در Gmail یا وب میل سازمانی خود حساب داشته باشید و از پشتیبانی pop3  یا IMAP مطمئن باشید، می توانید حساب ایمیل تان را با این نرم افزار، تنظیم کنید و از این به بعد ایمیل هایتان را روی این نرم افزار ذخیره کنید. شما هر تعداد حساب که پشتیبان pop3 و IMAP داشته باشید، می توانید با این نرم افزار تنظیم کنید و در هنگام ارسال ایمیل، حساب مورد نظر خودتان را از گزینه فرستنده انتخاب کنید.

در یکی از پست های سال ۸۷ اشاره کرده بودم که می توان از اطلاعات تماس مخاطبین سازمان، یک نرم افزار جاوا تهیه کرد و برای نصب روی گوشی، آنرا در اختیار مدیران و کارکنان سازمان قرار داد. ب