در همین یکی دو ماه اول سال، حداقل ده برنامه توسط معاونت ها و واحدهای سازمان برگزار شده است. کارگاه، همایش، جلسه و …، انواع برنامه هایی بوده اند که لاجرم یک پای روابط عمومی هم باید در این برنامه ها باشد، چه برای اجرا، چه تهیه خبر، عکس و فیلم یا تهیه بنر و … . در بسیاری از برنامه ها، روابط عمومی تا ۲۴ ساعت پیش از برنامه خبر از برگزاری آنها نداشت و در مواردی هم واحد متقاضی از یک ماه قبل مکاتبه کرده بود.
به جهت اینکه دبیرخانه خاصی برای ساماندهی برنامه ها نبود و نیست و معاونت ها و دفاتر برگزار کننده هم از برگزاری برنامه های یکدیگر اطلاع ندارند، در بیشتر موارد برنامه ها با فاصله زمانی کوتاه از هم برگزار می شوند و در این میان هم روابط عمومی بلاکش ماجراست!
با مدیر کل سازمان صحبت های مقدماتی داشتم در خصوص تشکیل کمیته ای که جلسات، بازدیدها، همایش‌ها، کارگاه‌ها و … را زمان‌بندی و کنترل کند.
پیشنهاد مشخص ما این بود که کمیته ای مرکب از نماینده مدیرکل، روابط عمومی، حراست، پشتیبانی، نماینده معاونت یا واحد متقاضی برگزاری برنامه تشکیل شود تا با داشتن یک تقویم، فاصله زمانی برنامه ها را مشخص کنیم.
دلیل پیشنهاد حضور حراست و پشتیبانی هم، اطلاع قبلی این دو واحد برای فراهم نمودن مقدمات برنامه و حضور در برنامه بود.
یک نکته مهم:
به جهت اینکه بخش زیادی از فعالیت های روابط عمومی ما، پیگیری امور مالی و فاکتور خدمات انجام شده ای بود که روابط عمومی برای برنامه های معاونت ها انجام می داد، تشکیل این کمیته، بار مالی و پیگیری های بعدی را از روابط عمومی بر می دارد.
۳ دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید
با سلام
فکر بسیار عالی و مفیدی است
مشکل کوچکی وجود دارد و آن سوالی است که ساماندهی برگزاری ایام و مناسبتها در راستای کدام اهداف انجام می شود متاسفانه هنوز برنامه های دقیق و درستی تدوین نشده است که از این مناسبتها بتوان برای تحقق اهداف آن استفاده کرد و نهایتا باز هم محصول چنین کمیته ای جز اعمال سلایق نخواهد بود.
دکتر ایوبی عزیز؛
فکر می کنم اگر همین کمیته شکل بگیره، بشه در مورد اساس برگزاری برنامه ها وهمایش ها و همسویی اونها با برنامه های سازمان هم تصمیم گرفت.
هر حرکتی که در راستای ایجاد برنامه و اجرای آن باشد قابل تقدیر است موفق باشی