از زمان شروع به کارم در روابط عمومی یکی از مسائلی که علی رغم میل باطنی با آن سر و کار داشتم پیگیری امور مالی بوده است. پیگیری قرارداد یا فاکتورهای ریز و درشت خدماتی که توسط روابط عمومی مدیریت می شوند. از قرارداد اجاره سالن همایش، ساخت کلیپ و تیزر، اجاره تلویزیون های شهری، انجام امور انتشاراتی، خدمات پایش خبر گرفته تا فاکتورهای چاپ بنر و غیره.
به هر حال در قسمتی از این ماجرا، دست کارشناس روابط عمومی بند می شود و باید بخشی از پیگیری مالی را انجام بدهد. این یادداشت سعی می کند به خصوصیات قراردادهایی که در دستگاه های دولتی منعقد می شوند بپردازد و اطلاعاتی کلی در خصوص مدارک مورد نیاز یا گردش کار این موارد را بیان کند.
انواع معاملات مالی:
به طور کلی بر اساس ماده ۳ برگزاری مناقصات، معاملات مالی به سه دسته معاملات مالی کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می شوند. طبق تبصره یک ماده مذکور وزارت اقتصاد و دارایی مکلف است در ابتدای هر سال، نصاب معاملات را بر اساس شاخص بهای کالاها و خدمات اعلام شده توسط بانک مرکزی جهت تصویب به هیأت وزیران پیشنهاد کند. به طور مثال در سال ۱۳۹۰، سقف قراردادهای جزئی، تا پنج میلیون و پانصد تومان، سقف قراردادهای متوسط تا ۵۵ میلیون تومان و سقف قراردادهای بزرگ هم مبالغ قرارداد بیش از ۵۵ میلیون تومان اعلام شده بود.
باید به خاطر داشته باشیم که طرف قرارداد با سازمان برای عقد قرارداد باید این مدارک را در اختیار داشته باشد.
موارد عمومی در تمامی قراردادها:
۱٫ شرکت ثبت شده و آخرین تغییرات روزنامه رسمی شرکت که در آن اطلاعات مربوط به صاحبان امضا قید شده باشد.
۲٫ تأیید صلاحیت کار که توسط مرجع ذیصلاح صادر می شود. به طور مثال برای عقد یک قرارداد با موضوع تحلیل محتوای اخبار یا تهیه یک کلیپ، داشتن مجوز موسسه فرهنگی هنری از ارشاد نیاز است.
۳٫ داشتن کد اقتصادی، شرکت های اقتصادی باید حتما “کد اقتصادی” خود را از سازمان امور مالیاتی دریافت کنند. چرا که مبالغ مالیات قراردادها پس از کسر به شماره اقتصادی اختصاصی آنها که توسط سازمان امور مالیاتی معرفی شده، پرداخت می شوند.
۴٫ ارائه مفاصا حساب تأمین اجتماعی؛ در پایان هر قرارداد، شرکت مجری قرارداد موظف است درصد در نظر گرفته شده بابت بیمه قرارداد را به حساب سازمان تأمین اجتماعی واریز و مفاصا حساب خود را برای دریافت مبلغی که تحت عنوان “حسن انجام کار” نزد دستگاه دولتی باقی می ماند، ارائه نماید.
۵٫ سپرده بانکی؛ در همه قراردادها، دستگاه دولتی بخشی از مبلغ قرارداد (۱۰ درصد) را نزد حساب خود به عنوان تضمین انجام کار نگهداری می کند و پس از اتمام پروژه و تأیید آن توسط ناظر که در قرارداد معرفی می شود، به مجری قرارداد تسلیم می نماید.
۶٫ پیش فاکتور؛ (مختص قراردادهای متوسط) پیش از ارائه یک پروژه به شرکت های متقاضی انجام کار، از شرکت ها یک پیش فاکتور بابت ارزیابی ریالی آنها از خدمات یا کالای مورد نیاز دریافت می شود. برای یک قرارداد حداقل سه شرکت باید ارزیابی ریالی خود را در قالب پیش فاکتور ارائه نمایند تا دستگاه دولتی از بین این سه شرکت، شرکتی را که پایین ترین مبلغ را ارائه کرده باشد انتخاب و انجام کار را به او بسپارد.
مناقصه:
مناقصه فرآیندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مد نظر (طبق اسناد مناقصه) که در آن تعهد موضوع معامله به مناقصه گری که کمترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد واگذار می شود. (قوانین و مقررات معاملات دولتی، سال ۸۹، ص ۱۲).
به زبان ساده تر، مناقصه فرآیندی که در آن دستگاه های دولتی یا غیردولتی جزئیات پروژه، کالا یا محصول مورد نیاز خود را از طریق نشریات کثیرالانتشار و وب سایت خود اعلام می کنند و از شرکت های خدماتی یا تولیدی می خواهند که قیمت های خود را بر اساس شرایط اعلام شده در مناقصه به امور قراردادها، حقوقی، امور مالی یا واحد اعلام شده در مناقصه ارسال (پست) کنند یا حضورا تسلیم نمایند. پس از مهلت اعلام شده برای جمع آوری پیشنهادها، در جلسه ای، پاکت ها گشوده می شوند و از بین شرکت ها، شرکتی که سوابق، صلاحیت و قیمت مناسب تری باشد برای انجام کار انتخاب می شود. بعد از جلسه، برنده مناقصه اعلام می شود. معمولا در مناقصه ها، برنده مناقصه ملزم به پرداخت آگهی های اطلاع رسانی مناقصه که در روزنامه ها درج شده اند نیز می شود.
روش های انجام مناقصه:
همه معاملات اعم از خرد تا بزرگ همگی با مناقصه انجام می شوند اما با روش هایی متفاوت. به طور مثال در قرارداد خرد مأمور خرید با ارزیابی مبلغ یک کالا یا خدمات از بین چند ارائه کننده و گرفتن اطلاعات شفاهی یا تلفنی، در حال برگزاری یک مناقصه است و از بین آنها کمترین قیمت را انتخاب می کند. در قراردادهای متوسط نیز می توان با دریافت حداقل سه پیش فاکتور از شرکت هایی که خدمات یا کالای مورد نیاز را تولید می کنند، نوعی از مناقصه را انجام داد و بهترین گزینه را انتخاب کرد، اما در اینجا وجود سه وجود پیش فاکتورها برای تکمیل مدارک قرارداد الزامی است.
در قراردادهای بزرگ روش به دو صورت است.
مناقصه عمومی: که در آن اطلاعات مناقصه از طریق رسانه ها به اطلاع عموم می رسد و همه بر اساس شرایط مناقصه امکان حضور در مناقصه را دارند.
مناقصه محدود: در این مناقصه، از بین شرکت های دارای صلاحیت نزد سازمان مدیریت و برنامه ریزی (سابق)، یک لیست کوتاه (حداقل سه گزینه) تهیه می شود و با اطلاع موضوع مناقصه به آنها، خواسته می شود تا مدارک مناقصه را ارسال نمایند و می توان از بین مدارک ارسالی آنها، یک مجری را انتخاب و کار را به او سپرد.
شرایط فاکتور
چنانچه خرید یک کالا یا خدمات به شما سپرده شد، حتما به یاد داشته باشید که آن را با فاکتور و با شرایط زیر خریداری کنید:
۱٫ درج تاریخ در فاکتور
۲٫ درج شماره فاکتور
۳٫ شرح کامل کالا یا خدمات
۴٫ تعداد
۵٫ فی
۶٫ جمع (به عدد و حروف)
۷٫ درج مهر (که نام فروشگاه و تلفن آن در مهر باشد)
۸٫ درج امضاء
۹٫ کد اقتصادی فروشگاه
۱۰٫ مطابقت جمع عددی و حروفی فاکتور که در زیر آن درج می شود.
۱۱٫ بسته شدن زیر اقلام خریداری شده با قلم فروشنده
۱۲٫ دریافت رسید وجه از فروشنده با مهر و امضا (مطابق با مهر و امضای فاکتور)
