روابط عمومی و مسئله ای به نام گرامی داشت مناسبت های فرهنگی

PR_Event_planاستقبال همکاران یا مخاطبان از برنامه های فرهنگی که بیشتر آنها در قالب مسابقه و توسط روابط عمومی برگزار می شوند مسئله ای است که پیش از برگزاری آن برنامه، ذهن هر کارگزار روابط عمومی را به خود مشغول می کند. این یادداشت سعی می کند با ارایه نمایی از یک برنامه مدون، راهکارهای ساده و عملی برای برگزاری هر چه بهتر رویدادهای فرهنگی با مشارکت دادن همه همکاران و خانواده های آنها را پیشنهاد نماید.

 

 

تقویم فرهنگی

با شروع هر سال، مجموعه ای از رویدادهای مذهبی، ملی ـ و مناسبتی مختص هر سازمان ـ پیش روی روابط عمومی قرار می گیرد. اگر به جای توجه صرف به مشکلات و نواقص بزرگداشت هر یک از این مناسبت ها، برنامه ای مشخص برای مشارکت پذیر کردن آنها داشته باشیم، محتوای خوبی برای تهیه گزارش و خبر و مصاحبه با همکاران خواهیم داشت. ضمن اینکه رفته رفته، یک آرشیو از مسابقات و برنامه های اجرا شده در روابط عمومی تشکیل می شود که می تواند بر اساس شناخت مخاطبان فعال، از آنها برای همفکری در برنامه های فرهنگی بعدی و همچنین طراحی سؤال، کمک به برگزاری و داوری استفاده کرد.

 

 

احصاء برنامه های فرهنگی

در ماه های پایانی سال می توان با مرور برنامه های فرهنگی انجام شده، تعداد برنامه های سال آینده روابط عمومی را احصاء کرد و برای هر یک، طرح و ایده ای برای مشارکت دادن همکاران سازمان ترتیب داد.

 

 

برگزاری برنامه بر اساس شناخت مخاطبان

کارگزینی سازمان، بهترین واحد برای گردآوری اطلاعات سن، تأهل و تجرد، تعداد فرزندان و مقطع تحصیلی آنها، پراکندگی همکاران در شهرها و استان ها و … است. با دسته بندی کردن مخاطبان سازمان در دو گروه همکاران و خانواده ها، می توان برنامه های فرهنگی را مطابق با سن، جنسیت، مقطع تحصیلی و … برنامه های متناسبی برای هر یک از گروه ها پیش بینی کرد. به طور مثال: برای روز زن از در دو گروه پسران و دختران، از فرزندان همکاران بخواهیم برای مادر خود نامه ای ۱۲ سطری یا ۱۵۰ کلمه ای را تهیه کنند و برای بهترین نامه ها در هر گروه، سه برگزیده را به عنوان برنده معرفی کنیم.

 

 

رویداد سازی فرهنگی

هر برنامه از مرحله فراخوان تا اطلاع رسانی تعداد آثار رسیده و داوری و اعلام نتایج و برندگان و نوع جوایز و نحوه ارسال و مصاحبه با برندگان و … همگی، رویدادی را به وجود می آورند که دست روابط عمومی را برای اطلاع رسانی و ارتباط گیری مداوم با مخاطبان حفظ می کند.

 

 

بایگانی رویدادها

با اتمام هر رویداد فرهنگی و اعلام نتایج، بانکی روی وب سایت، وبلاگ یا پورتال سازمان ایجاد می شود که همه مراحل آن رویداد بعدها قابل بازبینی و مراجعه است. در این بانک مشخص می شود بیشترین میزان مشارکت متعلق به کدام استان، کدام گروه سنی، کدام مقطع تحصیلی، کدام جنس و … بوده و هر سه ماه، شش ماه یا سالانه می توان تحلیلی از این میزان مشارکت و برنامه ها تهیه کرد و به همکاران و مدیران و مَراجعی که درخواست گزارش فعالیت های فرهنگی را می کنند ارائه داد. می توان صفحه ای از وب را تصور کرد که در آن بر اساس آخرین رویداد انجام شده، مجموعه از اطلاعات را به بازدید کننده ارائه می کند..

 

 

مشارکت کنندگان طلایی

به صورت پیش فرض، افرادی که علاقه به شرکت در این دست فعالیت های فرهنگی دارند، پس از برگزاری چند رویداد فرهنگی، به خوبی شناخته می شوند و می توان به معرفی آنها به عنوان فعال ترین افراد در برنامه های فرهنگی، از آنها در نقش های دیگری مثل طرح سؤال، کمک به برگزاری، داوری و یا خبرنگار افتخاری کمک گرفت. به این ترتیب ضمن ترغیب این دسته از مخاطبان، از آنها بخواهیم دیگر همکاران و دوستان سازمانی خود را به حضور در برنامه های فرهنگی دعوت نمایند.

 

 

پیش بینی جوایز بر اساس مخاطب

بدیهی است هر نوع مشارکت در فعالیت های فرهنگی با در نظر گرفتن و اعلام جوایز مسابقه در حین فراخوان، دو چندان می شود. همچنین در نظر گرفتن یک جایزه برای همه گروه های سنی کار درستی نیست و باید برای هر مسابقه به فراخور شرکت کنندگان و مخاطبان آن، جوایز متناسبی در نظر گرفت و با ارسال به هنگام آن و اطلاع از دریافت جایزه توسط برندگان، ضمن ارزیابی میزان خشنودی مخاطب از مسابقه و جایزه، از هر کدام از برندگان برای حضور در برنامه های بعدی دعوت کرد.

 

 

ترغیب همه شرکت کنندگان

بدیهی است کسانی که در چند مسابقه شرکت کنند و پس از داوری، نام آنها در بین آثار نباشد، نسبت به حضور بعدی در مسابقات سرخورده می شوند و لازم است برای ترغیب آنها برای مشارکت دائم، فکر و برنامه ای داشته باشیم. لذا می توان برای افرادی که به طور مثال در سه ماهه اول سال در ۱۰ برنامه از ۱۵ برنامه ی فرهنگی اجرا شده حضور داشته اند هم به قید قرعه جوایزی در نظر گرفت و نام افرادی که در همین قرعه کشی هم در بین برندگان قرار نمی گیرند را برای سه ماهه دوم سال در اولویت قرار داد.

 

 

برگزاری مسابقه به صورت استانی یا منطقه ای

در شکل دیگری از برگزاری مسابقه برای درگیر کردن بیشتر روابط عمومی استان ها می توان با طرح یک مسابقه، از استان ها بخواهیم که خودشان آثار همکاران را داوری کنند و بهترین آثار را به مرکز ارسال نمایند تا مورد داوری نهایی قرار گیرد. یا در مدلی دیگر با تقسیم بندی استان ها به چند منطقه شمالی، مرکزی، غربی، شرقی، مرکزی و یا هر مدل دیگری که مورد نظر روابط عمومی است، با محوریت یک استان در هر منطقه مسابقه را به شکل منطقه ای برگزار و ضمن تقدیر از برگزیدگان در مرحله منطقه ای، آثار برگزیده را برای داوری نهایی در مرکز از آنها دریافت کنیم.

 

 

بازخورد و ارزیابی مسابقات

در یک بازه زمانی مشخص ـ به طور مثال هر سه ماه یکبار ـ از دو گروه از همکارانی که در برنامه ها و مسابقات فرهنگی شرکت داشته یا شرکت نکرده اند، با یک پرسشنامه ساده نظرسنجی کرد. دلیل حضور یا عدم حضور، کیفیت مسابقه، کیفیت اطلاع رسانی، بررسی نقاط ضعف، دریافت پیشنهادها و … مواردی است که در فرم نظرسنجی از آنها بهره گرفت.

 

 

تقدیر در جمع همکاران

چنانچه در نظر داشته باشیم که هر سه ماه یکبار، به مناسبت یک رویداد فرهنگی، همکاران سازمان را گرد هم آوریم، از تریبون این برنامه ضمن ارائه گزارش برنامه های فرهنگی انجام شده، برترین های مسابقات و مشارکت کنندگان طلایی را مورد تقدیر قرار دهیم و به جز هدایایی که در پایان هر مسابقه به آنها اهدا شده، با لوح تقدیری از سوی یکی از مدیران سازمان، از آنها تقدیر کنیم.

 

 

کلام آخر

بی گمان عدم آمادگی برای مواجه شدن با رویدادهای فرهنگی می تواند تهدیدی برای هر روابط عمومی باشد و در مقابل برنامه ریزی و طراحی یک برنامه منسجم، فرصتی را برای روابط عمومی فراهم می آورد تا سالی پر از رویداد و نام و مصاحبه و خبر و … را در کارنامه خود به جای بگذارد.

نویسنده:

تاریخ:

نوشتهٔ بعدی
انتشار آنلاین خبر در نشست های خبری؛ آری یا خیر؟! (۳)
نوشتهٔ پیشین
انتشار آنلاین خبر در نشست های خبری؛ آری یا خیر؟! (۲)

نوشته‌های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید


× 2 = هجده

فهرست