امروز یکی از دوستانی که در زمینه مستندسازی و پایش برنامه های صدا و سیما فعالیت می کند تماس گرفت. از تجربه مراجعه اش به اداره کل روابط عمومی یک سازمان می گفت. برای معرفی خدمات شرکت شان از قبل با روابط عمومی یک سازمان هماهنگ کرده بود اما بعد از مراجعه همه کارمندان اظهار بی اطلاعی می کنند و نهایتا کاشف به عمل می آید که دفتردار مدیرکل، وقت داده شده را در روز دیگری ثبت کرده است.

دفتر روابط عمومی به جبران این اشتباه، مدیرکل روابط عمومی را مطلع می کند و ایشان هم وقت می دهند. این دوست ادامه داد که نوع برخورد مدیرکل روابط عمومی از بدو سلام و احوال پرسی به قدری سطحی و ناشایست بود که پیش خودم فکر کردم که مدیر تصور دارد من برای فروش بار سیب زمینی یا پیاز به روابط عمومی آنها مراجعه کرده ام. این دوست که از انتخاب مدیر جوانی به این خامی در سازمانی بزرگ شگفت زده شده بود می گفت که البته نمی توان با یک نمونه همه انتصاب های جدید روابط عمومی ها را زیر سؤال برد اما در دولت قبل هم چنین برخوردی از سوی هیچ یک از سازمان ها با وی صورت نگرفته بود.

من که باید نقش وکیل مدافع روابط عمومی ها بازی می کردم با برخی توصیفات از نوع برخورد مدیر محترم روابط عمومی کاملا ساکت و بهت زده اظهارات این دوست گرامی را گوش می کردم. خطاب کردن با لفظ “تو” و استفاده از ادبیات بسیار سطحی جناب مدیر، چنان این دوست متواضع ما را خجالت زده کرده بود که با توجه به نوع برخورد، جلسه را خلاصه می کند و قید ارائه خدمت به این روابط عمومی را می زند.

نکته مهمی که ما روابط عمومی ها باید به خاطر داشته باشیم این است که نوع برخوردمان با مخاطب، از دوستان و همکاران گرفته تا مشتری و بازاریابان، تصویری را به وجود می آورد که مثل همین تماس امروز، یک جریان منفی یا در صورت برخورد مثبت، یک جریان مثبت برای روابط عمومی و سازمان ما ایجاد می کند. دامنه برخورد ما با مخاطب از زمان اتمام ارتباط شروع می شود و به صورت سینه به سینه و با اثرگذاری بالا در جامعه نشر پیدا می کند.

مراقب نوع برخوردمان باشیم و حتی اگر کاری از دست مان ساخته نیست و پاسخ مان منفی است، سعی کنیم با مشتری و مراجعه کننده درست رفتار کنیم.