روی خبرگزاری ها خبری درج شده بود که معاون یک وزارتخانه  ادعا داشت سازمان ما نسبت به ارایه آمار و اطلاعات مورد نیاز این وزارتخانه کوتاهی می کند. این در حالی است که ما در روابط عمومی سعی کرده ایم دوره منظمی برای ارایه آمار به رسانه ها تنظیم کنیم و در حال حاضر خبرنگاران حوزه کاری سازمان ما می دانند که آمار و اطلاعات در چه زمانی از هر ماه منتشر می شود.

بعد از انتشار خبر، چند نفر از مسئولین سازمان با روابط عمومی تماس گرفتند و برای همفکری و اینکه چه واکنشی باید به این خبر نشان داد، اظهار نظر کردند. به جهت اینکه ادعای این معاون محترم که از اقبال بد ایشان بعد از گذشت تقریبا یک ماه از نشست خبری رییس سازمان مطرح می شد و رییس هم آمار مدنظر ایشان را به جزء ارایه کرده بود، واکنش به خبر اهمیت زیادی نداشت. لذا از کنار خبر گذشتیم و ماجرا هم گذشت.

یکی دو روز بعد از انتشار خبر، خبرنگارها در تماس تلفنی و چت و اس ام اس، پیگیر ماجرا شدند که چرا به خبر واکنش نشان نمی دهید یا اینکه جوابیه صادر نمی کنید و … . بعد از چند جمله کوتاه و یادآوری اطلاعاتی که به صورت منظم در حال ارایه شدن هستند، خبرنگارها هم موضوع را بایگانی کردند.

نکته مهم موضوعی که نقل آن گذشت این بود که حافظه ما در نگهداری اطلاعاتی است که به ذهن مان می سپریم چقدر ضعیف است. بعضی از خبرنگارها با یک یادآوری کوتاه، به خاطر می آوردند که تماس شان دلیلی ندارد و حتی همین آمار و اخبار را خودشان منتشر کرده اند.

دکتر نمک دوست در کلاس روزنامه نگاری آنلاین دائم تذکر می داد، در خصوص مسائل حوزه کاری خودتان (مسائل خبری) یک آرشیو هزار کلمه ای روی کامیپوترتان داشته باشید و آن را مرتب به روز کنید. در دست داشتن این آرشیو هزار کلمه ای روابط عمومی و خبرنگار را بر آن می دارد که اطلاعات حوزه تخصصی خود را دائما پایش و کنترل کند و برای مواردی از قبیل خبری که ذکر آن رفت، به تماس و ارتباط های بعدی نیاز نداشته باشد.