امروز که Buzz جیمیل و مطالب مورد علاقه دوستان را مرور می کردم به مطلب بسیار جالبی برخوردم. وبلاگ رسانه های اجتماعی در این خصوص، یادداشت مفیدی پست کرده بود که شخصا از مطالعه آن استفاده کردم. بعضی اوقات شما مطالبی را در ذهنتان دارید و همیشه به آنها فکر می کنید، زمانی با شخصی یا نوشته ای مواجه می شوید که افکار شما را سازمان داده شده، با حاشیه و تفسیر بهتر، ارائه می کند. مطالعه این پست برای من حکم این ماجرا را داشت.

نام و نام خانوادگی، عنوان، تلفن، فاکس، شماره همراه، ایمیل، نشانی دقیق، کدپستی و در برخی موارد، تاریخ تولد مخاطبین مهمترین اطلاعات مورد نیاز راهنمای تلفن است.

نام و نام خانوادگی و عنوان برای استفاده صحیح در مکاتبات، تلفن یا تلفن های مستقیم برای ارتباط تلفنی، فاکس برای وارد کردن شماره در نرم افزار ارسال فاکس (Winfax یا Symantec)، شماره تلفن همراه برای وارد کردن شماره در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، نشانی و کدپستی برای ارسال و مراسلات پستی و تاریخ تولد هم برای ارسال کارت تبریک یا اس ام اس تبریک سالروز تولد مدیران، کارکردهایی هستند که در وهله اول برای آن می توان برنامه ریزی کرد.

ساخت کتابچه راهنمای تلفن، وارد کردن اطلاعات در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، گزارش گیری از برنامه ارسال فاکس و گزارش گیری از دفتر پستی طرف قرارداد برای اطلاع از وصول مرسولات پستی و … نتایج بهره گیری از این اطلاعات است.

اما یک نرم افزار مغفول مانده در روابط عمومی که کمتر از آن استفاده شده و بهترین نرم افزار مدیریت رویدادها و اطلاعات، شمرده می شود، نرم افزار Outlook است. این برنامه از مجموعه برنامه های Microsoft Office است و در زیر گروه برنامه های آفیس قرار دارد. اگر برنامه آفیس را روی سیستم کامپیوتر خود، نصب داشته باشید حتما آن را مشاهده کرده اید.

مدیریت کردن تقویم برنامه ها، Email ها، اطلاعات مخاطبین، یادداشت ها و یادآوری ها از کارکردهای ذاتی این نرم افزار است. البته ساخت گروه، امکان برقراری تماس به وسیله این نرم افزار و امنیت بالای آن با رمزگذاری در هنگام باز شدن برنامه، از دیگر قابلیت های آن شمرده می شود.

اما نکته مهم Synchronize (تبادل اطلاعات) توسط این نرم افزار است. با پیشرفت تکنولوژی، غالب گوشی های تلفن همراه، برای مدیریت کردن ایمیل ها، اطلاعات تماس مخاطبین، تقویم، یادآوری و یادداشت ها نرم افزارهایی در خود دارند و عمدتا در برندهای مختلف، ساختار یکسانی دارند.

با نصب PC Suite (سی دی اختصاصی راه انداز و نرم افزارهای کاربردی هر گوشی) روی کامپیوتر، و انتخاب گزینه Synchronize، همه اطلاعات روی گوشی به نرم افزار Outlook منتقل می شود. به این ترتیب، همیشه یک Back up از اطلاعات گوشی، روی کامپیوتر شما ذخیره می شود. معمولا ما روابط عمومی ها، شماره های زیادی برای ذخیره کردن داریم و سیم کارت های فعلی، امکان ذخیره بیش از ۲۰۰ شماره را ندارند. برای همین ناچاریم اطلاعاتمان را در جای مطمئنی ذخیره کنیم. بهترین روش استفاده از نرم افزار Outlook است که مطمئن ترین روش برای ذخیره سازی اطلاعات است. البته نرم افزارهای اختصاصی گوشی های تلفن همراه هم امکانات ذخیره اطلاعات را دارند، اما اگر در هنگام خرید گوشی جدید، برند دیگری را انتخاب کنید، برای Restore کردن اطلاعات تماس، کمی با مشکل مواجه می شوید، به همین دلیل، پیشنهاد می کنم همیشه برنامه Outlook را برای جابجایی اطلاعات گوشی و کامپیوتر انتخاب کنید.

اولین بار که برنامه Outlook را روی کامپیوترتان اجرا کنید از شما می خواهد که نشانی میل خودتان را بدهید و اگر شما در Gmail یا وب میل سازمانی خود حساب داشته باشید و از پشتیبانی pop3  یا IMAP مطمئن باشید، می توانید حساب ایمیل تان را با این نرم افزار، تنظیم کنید و از این به بعد ایمیل هایتان را روی این نرم افزار ذخیره کنید. شما هر تعداد حساب که پشتیبان pop3 و IMAP داشته باشید، می توانید با این نرم افزار تنظیم کنید و در هنگام ارسال ایمیل، حساب مورد نظر خودتان را از گزینه فرستنده انتخاب کنید.

در یکی از پست های سال ۸۷ اشاره کرده بودم که می توان از اطلاعات تماس مخاطبین سازمان، یک نرم افزار جاوا تهیه کرد و برای نصب روی گوشی، آنرا در اختیار مدیران و کارکنان سازمان قرار داد. برای مشاهده نمونه نرم افزار مورد اشاره، به این صفحه مراجعه و بعد از نصب روی گوشی موبایل، قابلیت های آن را بررسی کنید.

یک ماه پیش از برگزاری نمایشگاه، کمیته ای به نمایندگی دو نفر از معاونت ها، یک نفر از اداره خدمات، حراست و شورای فرهنگی، با مدیریت روابط عمومی در سازمان تشکیل شد.

جلسات هر دو یا سه روز یکبار تشکیل و مصوبات مورد بازبینی قرار می گرفت. تهیه یک پکیج اطلاع رسانی در دستور کار بود و نمایندگان در هر جلسه پیشرفت پروسه جمع آوری اطلاعات را گزارش می کردند.

مدت برگزاری نمایشگاه شش روز پیش بینی شده بود، از شنبه تا پنج شنبه، ساعت کار نمایشگاه هم از ساعت ۱۷ هر روز تا ساعت ۲۲ در نظر گرفته شد. برای اطلاع رسانی هم یک تیزر ده ثانیه ای برای تلویزیون های شهری مستقر در نقاط طلایی شهر،  یک تیزر یک دقیقه ای در LCD ایستگاه های مترو و ۱۶ بنر ۳ در ۴ عمودی برای تابلوهای پرتابل شهری سازمان زیباسازی شهرداری تهران در نظر گرفته شد. مورد تلویزیون های شهری و تابلوهای پرتابل از طریق یکی از NGO های سازمان به صورت رایگان پخش و نصب شد. اما برای پخش آگهی در ایستگاه های مترو از قرارداد یک ماهه ای که برای موارد دیگر بسته شده بود، استفاده کردیم و آگهی هم از یک هفته پیش از برگزاری نمایشگاه، در ایستگاه های دارای LCD، پخش شد.

البته برای اطلاع رسانی بیشتر، طی قراردادی که با شبکه تهران منعقد کردیم، هر شب به صورت روتین یک برنامه مستقل ۱۵ دقیقه ای تهیه و با یک روز تأخیر، روی شبکه تهران می رفت.

به تجربه سال های قبل، اطلاع کامل داشتم که عدم دسترسی به فضای برگزاری نمایشگاه (شیرخوارگاه آمنه)، مشکل جدی خواهد بود و مخاطبین و بازدیدکنندگان زیادی نخواهیم داشت.

کمیته دعوت هم که از یک ماه قبل برای دعوت از میهمانان ویژه معاونت ها در نظر گرفته شده بود، در حد رفع مسئولیت، تنها با ارسال تعدادی دعوت نامه، کار خود را به پایان رساند.

برای رسانه ای کردن نمایشگاه، تقویمی آماده کردم که در طی این شش روز، در ساعات صبح (زمان عدم فعالیت نمایشگاه)، یک یا دو نشست خبری برگزار شود. همچنین در ساعات عصر هم با شروع نمایشگاه، کارگاه های تخصصی و همچنین همایش ها برگزار شوند. گاه تعداد کارگاه ها به سه مورد در روز هم رسید.
نقطه قوت نمایشگاه دقیقا همین برنامه ها شد.

اما از همه این موارد که بگذریم، امسال بر خلاف سال گذشته که روابط عمومی غرفه بسیار کوچکی داشت و صرفا پشتیبانی از برنامه ها را بر عهده داشت، یک غرفه بزرگ را به روابط عمومی اختصاص دادم.

نمایشگاه با سازه اسپیس برپا شد. غرفه ها همه با اطلاعات و عکس ها مرتبط و بنرهای اختصاصی، کانترهای اختصاصی و LCD اختصاصی در اختیار معاونت ها و دفاتر قرار گرفت.

برای بالا بردن جاذبه های نمایشگاه، امسال با همکاری دوستان خوبم، آقای پورساعی و سرکار خانم مروستی، چند نفر از گویندگان خوب شبکه های رادیویی را برای اجرای ۵ ساعت برنامه زنده در نمایشگاه دعوت کردیم. صدای این رادیو با نصب بیش از ۴۰ باند مخصوص، در جای جای نمایشگاه شنیده می شد.

برای برنامه ها، یک نویسنده در نظر گرفته شد و هر روز متن کاملی، توسط نویسنده تهیه و برای استفاده در اختیار گویندگان قرار می گرفت. دعوت از غرفه داران، میهمانان نمایشگاه، وزیر رفاه، رئیس سازمان، مدیرکل و سایر مسئولین، بازدیدکنندگان نمایشگاه، غرفه دارانی که از خارج سازمان دعوت شده بودند و حضور هنرمندان، از کارکردهای دیگر “رادیو نمایشگاه” بود. اعلام برگزاری کارگاه ها، همایش ها و دعوت از بازدیدکنندگان برای حضور در این برنامه ها، اعلام حضور میهمانان ویژه در نمایشگاه، اعلام اخبار نشست های خبری، اعلام مسابقه اس ام اسی و پخش موسیقی های انتخابی بی کلام، پاپ، سنتی و پخش اذان مغرب و عشا به صورت زنده، برنامه هایی بود که هر روز، رادیو نمایشگاه وظیفه پخش و اطلاع رسانی آن را به عهده داشت.

اما نکته جالب این حرکت، تزریق هیجان به نمایشگاه بود، بحث های چالشی، ارتقای آگاهی بازدیدکنندگان و حتی غرفه داران از مطالبی که در مصاحبه های تخصصی برگزار می شد، همه و همه از محسنات “رادیو نمایشگاه” بود.

الحق و والانصاف هم دوستان گوینده که به دلیل حجم بالای کار نمایشگاه، روزهای نمایشگاه را بین خودشان تقسیم کرده بودند، حق مطلب را ادا کردند.

تجربه ی بسیار خوبی بود که همگی شرکت کنندگان در نمایشگاه هم از آن استقبال کردند و حتی در برخی ساعت ها، صف انتظاری از علاقه مندان برای حضور در رادیو نمایشگاه شکل می گرفت.

پیشنهاد می شود که چنانچه دوستان روابط عمومی، تصمیم دارند در نمایشگاه های خود از این قابلیت استفاده کنند، از چند هفته قبل از برگزاری نمایشگاه، برای گرفتن موج FM اقدام کنند، چون گستره اطلاع رسانی را قطعا توسعه می بخشد.

از همه همکاران خوبم در روابط عمومی سازمان بهزیستی استان تهران و سایر عزیزان و دوستانی که به لطف و زحمت آنها، نمایشگاه هفته بهزیستی فروغ و روشنایی گرفت، صمیمانه تشکر می کنم.

انتظار مدعیان این است که قبل از ورود هر نوع امکانات جدیدی به داخل کشور کلاس های آموزشی ویژه استفاده از آنها برگزار شود.

می شنویم که می گویند: من چقدر از امکانات این گوشی که در اختیار دارم استفاده می کنم، اصلا چرا کسی در مورد اینکه مردم گوشی های با قابلیت بالا خریداری نکنند، اطلاع رسانی نمی کند؟ و … ؟

نکته مهم این است که استفاده از فناوری های جدید با چه مدل الگوسازی باید آموزش داده می شد؟

در زمان انتقال دانش فناوری های جدید ارتباطی،آیا باید قبلا در مدارس و دانشگاه ها و صدا و سیما کلاس درس دایر می کردیم و آموزش نحوه استفاده و فرهنگ استفاده را تعلیم می دادیم؟ آیا سرعت ورود و به کارگیری این دستاوردها، با میزان دانش تولید شده و میزان تقاضای مشتریان و کاربران، در جامعه همخوانی زمانی داشت؟

اما رسانه ها: خیلی از آدرس های ای میل و شماره های معرفی شده اس ام اس رسانه ها، اعم از صدا و سیما و … تزئینی است و مدیران رسانه ها هنوز ایمیل ندارند و یا اس ام اس شما را جواب نمی دهند. وب سایت روزنامه ها را بررسی کنیم، چند درصد روزنامه ها نسخه pdf روزنامه را روی وب سایتشان آرشیو کرده اند؟ کپی کردن مطلب یک سایت روی سایت های دیگر با حذف منبع که دیگر جای بحث ندارد؛ انتظار از این رسانه برای فرهنگ سازی چه باید باشد؟

به دنبال مقصر بودن علاج چاره نیست، هر یک از ما به عنوان یک شهروند، نسبت به نحوه استفاده از امکاناتی که در اختیار داریم مسئولیم. هیچ کس ما را مجبور به خرید دستگاه های پیچیده نکرده است. فرهنگ استفاده از امکانات هم چه در گذشته و چه در زمان حال، یک قانون دارد: اخلاق گرایی و حفظ حقوق دیگران.

یادمان باشد که خودرو، سالیان درازی است در خیابان های ما حضور دارد و ما مقررات راهنمایی و رانندگی را نه از سر احترام به خودمان و دیگران، بلکه از بیم جریمه رعایت می کنیم و هر جا که احساس کنیم در معرض دید قانون و مجری آن نیستیم به راحتی قانون شکنی می کنیم.

بهتر است به جای مقصر شناختن انتقال دهنده دانش های جدید و فناوری های جدید ارتباطی، روی “فرهنگ استفاده از این امکانات” و “خود” مان بازنگری کنیم.

“تغییر از من آغاز می شود.”

مرتضی تمدن هم در سخنانی، حجم اطلاعات و اخبار منتشر شده در رسانه‌ها را در مقایسه با فعالیت هایی که توسط دستگاه های دولتی انجام می شود، بسیار اندک دانست و گفت: همت مضاعف روابط عمومی ها و شکل گیری شورای هماهنگی می تواند در انعکاس بهتر اخبار دولت در استان تهران، کمک قابل توجهی داشته باشد.

در قسمت دوم گردهمایی مدیران روابط عمومی دستگاه های دولتی، طبق آیین نامه شورا، با برگزاری انتخابات، از بین ۲۳ نامزد عضویت در هیئت رئیسه شورای هماهنگی، هفت نفر با رای شرکت کنندگان انتخاب شدند که پنج نفر از اعضای اصلی و دو نفر به عنوان علی البدل انتخاب شدند.

من هم جزو اعضای هیئت رییسه شورای روابط عمومی توسط شرکت کنندگان انتخاب شدم.

اطلاعات تکمیلی:
گردهمایی مدیران روابط عمومی دستگاه های دولتی با حضور بیش از ۱۳۰ دستگاه و در محل اردوگاه شهید باهنر (کولکچال) برگزار شد. سرایی از نمایندگان مجلس شورای اسلامی هم از دیگر سخنرانان بخش اول گردهمایی مدیران روابط عمومی بود.

چشم ما به جمال این خبر همی روشن شد و کتاب استاد روانه بازار شد.

کتاب” برنامه ریزی ارتباطی راهبردی در روابط عمومی “تالیف حمید شکری خانقاه ، ازسوی دبیرخانه دائمی همایش روابط عمومی الکترونیک و انتشارات سیمای شرق منتشر شد.

طراحی مهندسی و برنامه ریزی استراتژیک ارتباطی در روابط عمومی هر شرکت ، سازمان و وزارتخانه ای این امکان را فراهم می کند که تصویری ازچشم انداز ماموریت ها ، رسالت و اهداف ارتباطی سازمان را پیش روی داشته باشیم.
تدوین استراتژی ارتباطی در روابط عمومی شرکت ها و سازمان های مختلف ، نیازمند یک بازمهندسی ارتباطی با رویکرد استراتژیک است.

ادامه

در این اعلامیه، ضمن تأکید بر منشور جهانی ۱۹۴۸ سازمان ملل متحد، تصریح شده است که بر اساس قوانین، خبرنگاران مطبوعات باید منتهای درجه ، کوشش کنند تا اخبار و اطلاعاتی که در اختیار عموم می‌گذارند صحیح، دقیق و معتبر باشد. خبرنگاران و سردبیران باید در صحت اخباری که به دست می‌آورند تحقیق و تعمق کنند. خبرنگاران نباید حقیقتی را تعمداً تحریف یا مخدوش کنند و همچنین هیچ نوع مطلبی را نباید از نظر مردم مکتوم نگه دارند.

اصول اخلاقی حرفه روزنامه نگاری مقرر می دارد که روزنامه نگاران در هر مرحله و مقامی که باشند باید به خیر و مصلحت جامعه ایمان کامل داشته باشند. کوشش برای تأمین منافع شخصی و کوشش برای پیش بردن مقاصد خصوصی که با مصلحت جامعه سازگار نباشد، خلاف اصول و آئین اخلاقی روزنامه نگاری است. تخطئه مردم و تهمت و افترا به اشخاص از جمله جرائم بزرگ حرفه روزنامه نگاری است.

بر اساس قطعنامه‌های سازمان ملل متحد، سرقت ادبی و انتساب اخبار و عقاید و تألیفات دیگران به خود نیز جرم مطبوعاتی محسوب می‌شود. حسن نیت به جامعه اساس و پایه روزنامه نگاری مطلوب است.

هر مطلب خلاف واقع و مخدوشی که در هر روزنامه منتشر می شود باید آن روزنامه در اولین فرصت اشتباه خود را اصلاح کند، شایعات و اخبار تأیید نشده از جمله مطالب مخدوش است. روزنامه نگاران باید امین، درستکار و با شخصیت باشند.

مجموعه مقررات یونسکو و سازمان ملل متحد مقرر می دارد که شهرت، شأن و حیثیت افراد باید مورد احترام قرار گیرد و از مطالبی که راجع به زندگی خصوصی افراد است و نشر آنها ممکن است، زیان و ضرری برای آنان ایجاد کند، پرهیز شود. همچنین این مقررات، مقرر می دارد که نسبت به منابع خبر و حفظ اسرار احتیاط و رعایت لازم به عمل آید.

با چنین نگرشی است که مسئولیت اجتماعی روزنامه نگاران شکل می گیرد، در عین حالی که اگر از قریحه و استعداد ذاتی نام برده می شود، اما ذوق و علاقه شخصی نسبت به این حرفه و آموزش تخصصی برای شکوفایی خلاقیت‌ها از ملزومات روی‌آوری به حرفه خبرنگاری است.

بدین ترتیب می توان تعریفی از خبرنگار به دست آورد تا روی آورندگان به جرگه خبرنگاران خود را با الگوی مورد نظر که زمینه اصلی موفقیت در این رشته است، وفق دهد:
خبرنگار کسی است که با اتکا به ذوق و استعداد شخصی، پس از گذرانیدن دوره آموزش تخصصی و همچنین با توجه به مسئولیت اجتماعی که این حرفه بر عهده او می گذارد، وظیفه کسب، تهیه، جمع آوری و تنظیم اخبار و انتقال آنها را از طریق وسایل ارتباط جمعی (مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری) به مخاطبان بر عهده دارد. تطبیق با چنین شرایط است که آموزش تخصصی و آگاهی از مفاهیم علمی به عنوان یک ضرورت اساسی، رخ می نماید.

روزنامه نگاری نوین، ص ۱۵ و ۱۶، دکتر نعیم بدیعی و حسین قندی،‌ انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی