حرفه؛ روابط عمومی

یکی از مهمترین ابزار هر روابط عمومی اطلاعات تماس مخاطبین سازمان است. این مخاطبین در گروه های مختلف دسته بندی می شوند. مخاطبین سازمانی شامل: رئیس سازمان، معاونین، مدیران کل، مسئولین دفاتر و واحدها در ستاد کشوری و همین اطلاعات در استان ها و شهرستان ها، و مخاطبین برون سازمانی شامل: خبرنگاران، مدیران سازمان های همکار، بالادست و فرو دست.

نام و نام خانوادگی، عنوان، تلفن، فاکس، شماره همراه، ایمیل، نشانی دقیق، کدپستی و در برخی موارد، تاریخ تولد مخاطبین مهمترین اطلاعات مورد نیاز راهنمای تلفن است.

نام و نام خانوادگی و عنوان برای استفاده صحیح در مکاتبات، تلفن یا تلفن های مستقیم برای ارتباط تلفنی، فاکس برای وارد کردن شماره در نرم افزار ارسال فاکس (Winfax یا Symantec)، شماره تلفن همراه برای وارد کردن شماره در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، نشانی و کدپستی برای ارسال و مراسلات پستی و تاریخ تولد هم برای ارسال کارت تبریک یا اس ام اس تبریک سالروز تولد مدیران، کارکردهایی هستند که در وهله اول برای آن می توان برنامه ریزی کرد.

ساخت کتابچه راهنمای تلفن، وارد کردن اطلاعات در سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، گزارش گیری از برنامه ارسال فاکس و گزارش گیری از دفتر پستی طرف قرارداد برای اطلاع از وصول مرسولات پستی و … نتایج بهره گیری از این اطلاعات است.

اما یک نرم افزار مغفول مانده در روابط عمومی که کمتر از آن استفاده شده و بهترین نرم افزار مدیریت رویدادها و اطلاعات، شمرده می شود، نرم افزار Outlook است. این برنامه از مجموعه برنامه های Microsoft Office است و در زیر گروه برنامه های آفیس قرار دارد. اگر برنامه آفیس را روی سیستم کامپیوتر خود، نصب داشته باشید حتما آن را مشاهده کرده اید.

ادامه مطلب …

امسال هم مطابق سال های پیش که به رسم مألوف باید در هفته مناسبتی سازمان، نمایشگاهی برگزار می شد، باز هم قرعه به نام روابط عمومی افتاد.

یک ماه پیش از برگزاری نمایشگاه، کمیته ای به نمایندگی دو نفر از معاونت ها، یک نفر از اداره خدمات، حراست و شورای فرهنگی، با مدیریت روابط عمومی در سازمان تشکیل شد.

جلسات هر دو یا سه روز یکبار تشکیل و مصوبات مورد بازبینی قرار می گرفت. تهیه یک پکیج اطلاع رسانی در دستور کار بود و نمایندگان در هر جلسه پیشرفت پروسه جمع آوری اطلاعات را گزارش می کردند.

مدت برگزاری نمایشگاه شش روز پیش بینی شده بود، از شنبه تا پنج شنبه، ساعت کار نمایشگاه هم از ساعت ۱۷ هر روز تا ساعت ۲۲ در نظر گرفته شد. برای اطلاع رسانی هم یک تیزر ده ثانیه ای برای تلویزیون های شهری مستقر در نقاط طلایی شهر،  یک تیزر یک دقیقه ای در LCD ایستگاه های مترو و ۱۶ بنر ۳ در ۴ عمودی برای تابلوهای پرتابل شهری سازمان زیباسازی شهرداری تهران در نظر گرفته شد. مورد تلویزیون های شهری و تابلوهای پرتابل از طریق یکی از NGO های سازمان به صورت رایگان پخش و نصب شد. اما برای پخش آگهی در ایستگاه های مترو از قرارداد یک ماهه ای که برای موارد دیگر بسته شده بود، استفاده کردیم و آگهی هم از یک هفته پیش از برگزاری نمایشگاه، در ایستگاه های دارای LCD، پخش شد.

ادامه مطلب …

ورود تکنولوژی و فناوری های جدید مثل کامپیوتر، موبایل و اینترنت و ماهواره و … همیشه از بحث های داغی است که در جمع های دوستانه و کاری مطرح می شود و شنیده ایم که در این بحث ها، لزوم فرهنگ سازی و آموزش استفاده از این فناوری ها، مورد تأکید قرار می گیرد.

انتظار مدعیان این است که قبل از ورود هر نوع امکانات جدیدی به داخل کشور کلاس های آموزشی ویژه استفاده از آنها برگزار شود.

می شنویم که می گویند: من چقدر از امکانات این گوشی که در اختیار دارم استفاده می کنم، اصلا چرا کسی در مورد اینکه مردم گوشی های با قابلیت بالا خریداری نکنند، اطلاع رسانی نمی کند؟ و … ؟

نکته مهم این است که استفاده از فناوری های جدید با چه مدل الگوسازی باید آموزش داده می شد؟

در زمان انتقال دانش فناوری های جدید ارتباطی،آیا باید قبلا در مدارس و دانشگاه ها و صدا و سیما کلاس درس دایر می کردیم و آموزش نحوه استفاده و فرهنگ استفاده را تعلیم می دادیم؟ آیا سرعت ورود و به کارگیری این دستاوردها، با میزان دانش تولید شده و میزان تقاضای مشتریان و کاربران، در جامعه همخوانی زمانی داشت؟

ادامه مطلب …

چند روز پیش یکی از دوستانی که به واسطه تهیه فیلم و کارگردانی بعضی از برنامه های روابط عمومی با ایشان در ارتباط هستم، در روابط عمومی سازمان بودند. صحبت بود از اینکه چرا روابط عمومی ها با استودیوهای شخصی کار نمی کنند و گله گذاری و … .
خدمت این دوست عزیز عرض کردم فرصت های خیلی زیادی در روابط عمومی هاست که متاسفانه نه روابط عمومی ها سعی دارند این موارد را به بخش خصوصی سفارش دهند، نه بخش خصوصی برای این نیازها فکر و سیاستی دارد.
به طور مثال “فیلم های مذهبی” به طور متوسط هر ساله بیش از ۴۰ مناسبت مذهبی در تقویم رسمی وجود دارد که روابط عمومی ها هم به فراخور برنامه هایی که در این مناسبت ها برگزار می کنند، نیاز به فیلم های کوتاهی دارند که با این مناسبت ها مرتبط باشد، شهادت ها، ولادت ها، اعیاد و … همه دست مایه هایی هستند برای ساخت فیلم هایی کوتاه در حد ۷ تا ۱۰ دقیقه.
ساخت این دست فیلم ها با توجه به آرشیو استودیوهای خصوصی کار زیاد سختی نیست، تلفیق تصاویر مذهبی، ادعیه، با مداحی، تواشیح و موسیقی های مذهبی
هنوز هم شکاف بین روابط عمومی و بخش خصوصی به دلیل عدم معرفی صحیح نیازها یا عدم شناخت نیازهای روابط عمومی کماکان وجود دارد.

در همین یکی دو ماه اول سال، حداقل ده برنامه توسط معاونت ها و واحدهای سازمان برگزار شده است. کارگاه، همایش، جلسه و …، انواع برنامه هایی بوده اند که لاجرم یک پای روابط عمومی هم باید در این برنامه ها باشد، چه برای اجرا، چه تهیه خبر، عکس و فیلم یا تهیه بنر و … . در بسیاری از برنامه ها، روابط عمومی تا ۲۴ ساعت پیش از برنامه خبر از برگزاری آنها نداشت و در مواردی هم واحد متقاضی از یک ماه قبل مکاتبه کرده بود.

به جهت اینکه دبیرخانه خاصی برای ساماندهی برنامه ها نبود و نیست و معاونت ها و دفاتر برگزار کننده هم از برگزاری برنامه های یکدیگر اطلاع ندارند، در بیشتر موارد برنامه ها با فاصله زمانی کوتاه از هم برگزار می شوند و در این میان هم روابط عمومی بلاکش ماجراست!

با مدیر کل سازمان صحبت های مقدماتی داشتم در خصوص تشکیل کمیته ای که جلسات، بازدیدها، همایش‌ها، کارگاه‌ها و … را زمان‌بندی و کنترل کند.

پیشنهاد مشخص ما این بود که کمیته ای مرکب از نماینده مدیرکل، روابط عمومی، حراست، پشتیبانی، نماینده معاونت یا واحد متقاضی برگزاری برنامه تشکیل شود تا با داشتن یک تقویم، فاصله‌ زمانی برنامه ها را مشخص کنیم.
دلیل پیشنهاد حضور حراست و پشتیبانی هم، اطلاع قبلی این دو واحد برای فراهم نمودن مقدمات برنامه و حضور در برنامه بود.

یک نکته مهم:
به جهت اینکه بخش زیادی از فعالیت های روابط عمومی ما، پیگیری امور مالی و فاکتور خدمات انجام شده ای بود که روابط عمومی برای برنامه های معاونت ها انجام می داد، تشکیل این کمیته، بار مالی و پیگیری های بعدی را از روابط عمومی بر می دارد.

در برنامه‌ای، یکی از همکاران با شوخی به همکار عکاس روابط عمومی می گفت: ما که از عکس هایی که شما تا بحال در برنامه ای مختلف تهیه کرده‌اید چیزی ندیده‌ایم، خوب بود این عکس ها را چاپ کنید و در بوردهای طبقات نصب می‌کردید. با این پیشنهاد خام،‌ ایده ای به ذهنمان رسید که شاید زیاد جدید هم نباشد و بسیاری از روابط عمومی ها از آن استفاده می کنند.

تهیه عکس و فیلم از برنامه ها و مناسبت‌هایی که سازمان ترتیب می دهد، یکی از وظایف ذاتی روابط عمومی است. بعد از اتمام برنامه، روابط عمومی ها با انتخاب بهترین عکس، یک گالری جدید به بخش گالری تصاویر سایت خود، اضافه می کنند.

نکته قابل تأمل این است که بسیاری از این برنامه ها برای همکاران سازمان که در آن برنامه حضور داشته اند یا برای سایر همکارانی که در صدد کسب خبر از آن برنامه هستند، جالب است.

ادامه مطلب …

روز ۵شنبه برای افتتاح یکی از مراکز سازمان در یکی از شهرستان های استان تهران بودیم. به ابتکار همکاران شهرستان، برنامه ای در یک فرهنگسرا تدارک دیده شده بود و قرار بود بعد از برگزاری این مراسم، مرکز مورد نظر افتتاح شود.

سوژه اول: سالن!
از اوایل هفته شهرستان مربوطه تهیه فیلمی را درخواست کرد و واحد سمعی بصری روابط عمومی هم این فیلم را برای این برنامه آماده کرده بود. به همین دلیل برای بررسی وضعیت ویدئو پرژکتور و پرده و صوت سالن، اقتضا می کرد زودتر در محل حضور داشته باشیم. شروع برنامه ساعت ۱۰ اعلام شده بود و ما ساعت ۹ در سالن حضور داشتیم. پرده پرتابل، ویدئو پرژکتور، لپ تاپ و دی وی دی پلیر و سیم رابط برق و صوت و همه وسایل مورد نظر را برای هر نوع اتفاق پیش بینی نشده ای همراه داشتیم.
ادامه مطلب …

در یکی از پست های پیشین در خصوص افزونه ارسال پیام و کارکرد آن برای ارتباط بهتر خوانندگان و مخاطبان وبلاگ اشاراتی شد. یکی از مشکلات وبلاگ های وردپرسی نداشتن امکاناتی نظیر ایجاد فرم، عکس روز، ستون یادداشت روزانه در ستون راست، وسط یا چپ، ایجاد تب های مختلف در پایین صفحه و … است.

وبلاگ ها معمولا با یک شکل مشخص شناخته می‌شوند، پست های زیر هم، دسته بندی‌ مطالب، آرشیو بر اساس تاریخ، نام نویسنده، تاریخ پست، لینکدانی و … . این موارد به صورت عمومی از جمله شاخص های شناخت یک وبلاگ هستند، (فارغ از بحث های فنی و زبان برنامه نویسی).

اخیرا با وبلاگ جالبی مواجه شدم که با تغییر در برنامه نویسی امکانات بسیار جالبی را ایجاد کرده بود. در قسمت بالای صفحه درج پنج خبر که با تغییر عکس اصلی، متن خبر اصلی تغییر می یابد. همچنین از پست هایی که در ذیل هم در وبلاگها دیده می شوند، خبری نیست و بجای آن در سه ستون مطالب در دسته بندی مشخص وجود دارند. فیلم یا ویدئوی روز، فضای مناسب برای بنرهای تبلیغاتی و از همه مهمتر، در قسمت پایین وبلاگ، با استفاده از سه تب، مطالب مورد توجه خوانندگان، در سه بخش پربیننده ترین‌ها، آخرین نظرات خوانندگان و بهترین لینک های روز ایجاد شده‌اند.

امروز در خصوص فرمت‌های مختلف ویدئویی و فیلم‌هایی که روی اینترنت به اشتراک گذاشته می‌شوند، در گوگل جستجویی داشتم، با یک یادداشت جالب در وبلاگ روزنوشت میلاد برخوردم. برای آشنایی بیشتر با فرمت های مختلف ویدئو و اشتراک گذاری فیلم‌ها در اینترنت، مطالعه این متن خالی از لطف نیست. البته از محتوای متن کاملا مشخص است که تصویربرداری ها، همه به صورت غیرمجاز انجام می‌شود، اما به هر روی اطلاعات مفیدی در این متن وجود دارد. شاید در حین خواندن این مطلب با تجربیات خودمان از قبیل ویدئوهایی که گاها از دستفروش ها خریده‌ایم مواجه شویم!.

مسلما دوستانی که به دانلود فیلم های روز می پردازند بارها و بارها در اسم فیلم مورد نظرشان با کلمه هایی نظیر CAM, R5, DVDRip, DVDSCR, XviD برخورد کرده اند. با آشنایی این اصطلاحات پیش از دانلود فیلم مورد نظرتان از کیفیت آن با خبر شوید.

نسخه Cam :

این نسخه از فیلم ها به وسیله دوربین های فیلمبرداری دیجیتال و توسط افراد در سینما ضبط شده است . اصطلاح رایجی که برای این کیفیت داریم نسخه پرده ای می گوییم . معمولا اولین نسخه ای که از فیلم ها در سطح اینترنت منتش می گردد نسخه Cam می باشد , کیفیت صدای این نسخه نسبتا پایین بوده و توسط میکروفن خود دوربین ضبط می شود . کیفیت تصویر در این نسخه متوسط و رو به پایین است و احتمال دارد حین دیدن فیلم با سرهای تماشگران در پایین صفحه مواجه شوید ! برای فیلم های کمدی به هیچ وجه دیدن این نسخه توصیه نمی شود زیرا اصولا هنگام بیان دیالوگ های کمدی شما به جای شنیدن صدای فیلم صدای تماشاگران را خواهید شنید.
ادامه مطلب …

برای مسئول سمعی بصری چک لیستی تهیه کرده‌ام که در همه برنامه‌ها این وسایل و امکانات را به همراه داشته باشد. این امکانات و موارد شامل مأموریت های برون سازمانی نیز می‌شود. چرا که خیلی از مواقع در بازدیدها و برنامه ها، روابط عمومی به شهرستان ها دعوت می‌شود.

دوربین فیلمبرداری DV با باطری های شارژ شده و در صورت لزوم باطری یدکی شارژ شده، هدفن برای گرفتن ساندچک دوربین ( مطمئن باشیم وقت فیلمبرداری، صدا در حال ضبط شدن است)، فیلم خام دی‌وی ( قبل از زدن دکمه رکورد از خام بودن فیلم اطمینان حاصل کنیم و همیشه به تعداد کافی فیلم خام به همراه داشته باشیم. توصیه می شود حتی اگر در یک نوار ۵ یا ۱۰ دقیقه فیلم ضبط می کنیم، برای برنامه های دیگر از فیلم خام استفاده کنیم، اگر به پای تبلیغ برای سونی نگذارید، توصیه می شود همیشه از نوار سونی استفاده کنیم) بعد از هر فیلمبرداری، نام برنامه، تاریخ و مکان آن را روی لیبل داخل قاب فیلم نوشته و لیبل را روی فیلم بچسبانیم تا در جستجو ها با مشکل مواجه نشویم. این کار به آرشیو کردن فیلم ها بر اساس تقویم ماهیانه کمک می‌کند.
میکروفن یقه‌ای HF با شارژ کامل و باطری قلمی یدک برای صدابرداری با کیفیت مناسب.
Voice Recorder با شارژ کامل و اطمینان از فضای خالی مورد نیاز با میکروفن یقه‌ای برای سهولت در پیاده سازی اطلاعات برنامه،
چند نکته مهم: ادامه مطلب …