این مطلب را برای دوست خوبم آقای حیدری، روابط عمومی بنیاد شهید قرار می دم که چک لیست برگزاری نشست های خبری را خواسته بودند. البته این مطلب انتشار مجدد پست وبلاگ ” حرفه؛ روابط عمومی” است. کتاب “روابط عمومی کاربردی و فنون برگزاری گردهمایی ها ” آقای مهدی باقریان هم راهنمای بسیار خوبی در این زمینه است.
مصاحبه‌های مطبوعاتی و نشست های خبری از جمله مواردی است که روابط عمومی برای برگزاری آن باید جزئیات زیادی را مدنظر داشته باشد. چک لیست مورد بحث به شرح ذیل است:

مصاحبه مطبوعاتی:
۱٫ اطلاع از نظر مدیر یا تعیین مصاحبه شونده
۲٫ تعیین موضوع ( چند موضوعی و تک موضوعی)
۳٫ تعیین و تنظیم زمان ( زمان از طرف روابط عمومی می‌بایست پیشنهاد می‌شود نه از طرف مصاحبه کننده۱ تا۴ شنبه بهترین زمان است، با مصاحبه فرد دیگری تداخل نداشته باشد)
۴٫ تعیین مکان برگزاری مصاحبه: میز و صندلی، میکروفن، فضای فیزیکی سالن،‌ محل استقرار مصاحبه شونده مدیر جلسه و مدعوین و خبرنگاران
۵٫ تهیه بیوگرافی مصاحبه شونده : به صورت مکتوب و شفاهی توصیه می‌شود
۶٫ هماهنگی با عکاس برای برنامه
۷٫ تهیه ضبط صوت یا Voice Recorder
۸٫ خودکار و مداد باشد
۹٫ اطلاعات یا جزوه آماده باشد
۱۰٫‌ آب و پارچ یا لیوان باشد
۱۱٫ امکانات قبل و بعد از جلسه داشته باشیم.
۱۲٫ تلفن، فاکس و امکانات ایمیل در خارج از سالن وجود داشته باشد
۱۳٫ مترجم برای موارد مورد نیاز
۱۴٫ سی دی عکس از برنامه و شخص مصاحبه شونده استفاده شود.
۱۵٫ ویدئو پرژکشن و ویدئو آماده باشد( ترجیحا لپ‌تاپ و کامپیوتر آماده باشد)
۱۶٫ تهیه لیست خبرنگاران: الف) خبرنگاران روزنامه‌ها ب) خبرگزاری‌ها ج) صدا و سیما د)خبرنگاران تخصصی ه) خبرنگاران آزاد و) عکاسان
۱۷٫ مشخص کردن کسانی‌که باید در کنار مصاحبه شونده باشند. از سازمان ( معاونین یا مدیر کل یا کارشناس) یا خارج از سازمان ( خیرین یا … )
۱۸٫ ارسال کارت دعوت یا دعوت‌نامه الف: مصاحبه شونده ب) موضوع ج) زمان د) اعلام شماره تماس
۱۹٫ پیگیری و اطمینان از رسیدن دعوت‌نامه
۲۰٫ یادآوری تلفنی
۲۱٫ مهیا کردن کار خبرنگاران رادیو و تلویزیون و خبرگزاری‌‌ها
۲۲٫ اطلاع به مسئول مربوطه برای تمیز کردن سالن
۲۳٫ اقدامات روز قبل از مصاحبه: بازید سالن، هماهنگی با حراست و نگهبانی، پیش‌بینی پارکینگ برای خبرنگارانی که خودرو دارند، تست میکروفن و دوربین و …
۲۴٫ اقدامات روز مصاحبه، بازید نهایی سالن، حضور قبل از همه در سالن، کنترل نگهبانی و پارکینگ، استقرار مأمور راهنما، پذیرایی تدریجی از دعوت شدگان، یادداشت خبرنگاران حاضر، شروع مصاحبه با معرفی مصاحبه شونده توسط روابط عمومی، کنترل نظم سالن، خیرمقدم، اسامی خبرنگاران رو مصاحبه شونده بدهیم. اگر خبرنگاری خواست سؤال کند، خودش رو معرفی کند.
۲۵٫ مشایعت خبرنگاران
۲۶٫ آماده کردن خودرو برای جابجایی خبرنگاران
۲۷٫ پیاده کردن نوار یا فایل صوتی نشست
۲۸٫ تنظیم خبر و ارسال برای خبرنگارانی که حضور نداشته‌اند.
۲۹٫ تماس با خبرنگاران رادیو تلویزیون برای اطلاع از زمان پخش
۳۰٫ ضبط برنامه بعد از پخش
۳۱٫ تهیه بریده جراید روز بعد
۳۲٫ تحلیل محتوای اخبار انتشاریافته
۳۳٫ تشکر از خبرنگارانی که مطلب رو خوب کار کرده‌اند.
۳۴٫ قید این برنامه در گزارش ماهیانه روابط عمومی