علی رغم تمام پیشرفت هایی که در زمینه تولید و تأمین اقلام و لوازم سالن های برگزاری همایش و کنفرانس صورت گرفته است و سالن های بسیار مجهزی ساخته و بهره برداری می شوند اما متأسفانه تمرکز این دست سالن های همایش و کنفرانس بیشتر در پایتخت است و استان ها در این زمینه با فقر جدی مواجه هستند.

حتی با وجود ساخت برخی سالن های همایش بسیار مجهز در برخی استان ها، از حیث تکمیل بودن همه امکانات لازم برای برگزاری یک همایش استاندارد، یک یا چند بخش این سالن ها ناقص است. به طور مثال جنب سالن همایش، سالن کنفرانس پیش بینی نشده است، یا برای پذیرایی و استراحت شرکت کنندگان مکان خاصی در نظر گرفته نشده است.

به نظر می رسد که وجود این قبیل سالن های ساخته شده (که عمدتا در اختیار نهادهای دولتی هستند) از سر ضرورت بوده یا برای خرج کردن بودجه ای که باید هزینه می شده، لذا فضای ایجاد شده، به دلیل عدم کارشناسی یا کمبود بودجه در حدی که رفع تکلیف شود ایجاد شده است.

برای برگزاری همایش مدیران سازمان (که به صورت دوره ای هر سه یا چهار ماه یک بار در استان ها برگزار می شود) کمی زودتر برای بررسی وضعیت به استان میزبان آمدم. به دلیل مواردی که به گوشه ای از آنها اشاره شد چند مشکل جدی در برگزاری این همایش دیده می شود.

بدیهی است برای برگزاری همایش در استان ها حتما باید به وضعیت آب و هوا و همچنین دسترسی شرکت کنندگان برای حضور در آن توجه جدی داشت. به طور مثال پیش بینی برگزاری یک همایش در استان ها جنوبی آن هم در فصل های گرم سال اصلا کار درستی به نظر نمی رسد. یا توجه به تقویم برگزاری همایش که همزمان با رویداد خاصی نباشد، قرار نداشتن زمان برگزارای هماش با ایام سفر مسافران یا ماه های رمضان و محرم به طور معمول توسط برگزارکنندگان پیش بینی می شود.

۱٫ در این قبیل همایش ها، استان میزبان تمام تلاش خود را به کار می گیرد تا از حیث برگزاری و برنامه های جنبی بهترین خدمات را ارائه کند، اما یک دست نبودن امکانات استان، دست برگزار کنندگان را می بندد و گاهی این قبیل نقص ها با نمره پایین به عدم پیگیری میزبان نوشته می شود. همچنین پیش بینی اجرای برنامه های فوق برنامه در هر استان (مثل بازدید از اماکن تاریخی یا دعوت از شخصیت ها و …) برنامه همایش را سنگین و اجرای مناسب آنها را با مشکل مواجه می کند. چه بسا برنامه ای خارج از این همایش ها و به صورت مستقل می توانست برای شرکت کنندگان بسیار مفید باشد اما قرار گرفتن آن در برنامه فشرده همایش، شیرینی و استفاده مفید از آنها را به کام شرکت کنندگان تلخ کند.

۲٫ تمامی تلاش برگزار کنندگان یک همایش در استان ها باید معطوف به این نکته باشد که برگزاری مراسم افتتاحیه، برگزاری جلسات، پذیرایی و استراحت و برنامه های جنبی در یک مکان باشد. متأسفانه مکان برگزاری افتتاح همایشی که ما پیش رو داریم با محل برگزاری جلسات همایش فاصله ی بسیار زیادی وجود دارد و جابجایی شرکت کنندگان از یک مکان به مکان دیگر نیمی از یک روز مفید کاری جلسه را به خود اختصاص می دهد و در نهایت از کیفیت همایش کم می کند. مسلما میزبان باید تهیه یک یا چند دستگاه اتوبوس مناسب شأن شرکت کنندگان را در دستور کار خود قرار داد که جدای از هزینه های این امر، ساماندهی و هماهنگی جابجایی، اتفاقات پیش بینی نشده (مثل وقوع یک تصادف هر چند کوچک) مسلما زمان زیادی را مصروف خود می کند.

۳٫ سالن های کنفرانس موجود در استان ها برای تعداد محدودی شرکت کننده ساخته و تجهیز شده و برای برگزاری یک جلسه با حداقل تعداد ۵۰ نفر شرکت کننده باید امکانات تمامی دستگاه های فعال در استان که عمدتا دولتی و با نواقص زیاد هستند در نظر گرفته شود.

۴٫ تجهیز؛ در همایشی که پیش رو داریم، یک سالن ۲۵۰ متری مربع شکل در نظر گرفته شده که تجهیز آن به عهده همکاران ما گذاشته شده است. تهیه صندلی، میز، سیستم صوتی، ویدئو پرژکتور و پرده نمایش، تهیه space برای نصب بنر برنامه روی آن، آماده کردن بخش پذیرایی و … همه دغدغه هایی است که پیش روی ماست.

از طرفی اجاره یا خرید بخشی از این امکانات هم بسیار مشکل است. تهیه حداقل ۶۰ صندلی مناسب جلسه، یا میز و … در مرکز استان ها کار بسیار سختی است و برگزار کننده وادار می شود به حداقل ها رضایت داده و امکاناتی را تهیه کند که شاید در مقایسه با تهران و بعضی استان های بزرگ تر، حقیر به نظر بیایند.

۵٫ پشتیبانی از تهران؛ حسب تجربه، بهتر است از یک ماه پیشتر، ستاد سازمان با استان میزبان، همه امکانات و مشکلات احتمالی را بررسی و برای حل آن راه حل مشخص در را در نظر بگیرند تا در صورت وجود مشکلی که حل آن از طریق انتقال وسایل و تجهیزات از تهران یا استان ها همجوار میسر باشد، این اتفاق بیفتد.

نکته آخر: همان طور که گفته شد استان های میزبان با تمام محدودیت ها تمام تلاش خود را به کار می گیرند تا همایش و مسئولیت واگذار شده به نحو شایسته ای برگزار شود. لذا داشتن همکاری و تعامل مناسب و حمایت از استان میزبان به جز اعتماد به نفسی که در آنها به وجود می آورد به برگزاری همایشی در حد استاندارد و آبرومند ختم می شود.