وقتی کارمان را در روابط عمومی شروع کردیم، به ما یاد دادند بعد از اینکه خبر را تنظیم کردیم و مدیر روابط عمومی آن را تأیید کرد، پای دستگاه فاکس بنشینیم و شماره ها را تک به تک گرفته و خبرمان را به روزنامه ها و خبرگزاری ها ارسال کنیم.

در بعضی از روابط عمومی ها هنوز هم همین روش پابرجاست و کارشناس روابط عمومی نقش ارسال کننده فاکس های انبوه را هم بازی می کند.
چند سالی است که ما در روابط عمومی به شیوه ای دیگر کار ارسال و پایش خبر را انجام می دهیم که آن را شرح می دهم.

انتشار خبر:

۱- دریافت تأیید خبر از منبع، پرینت روی سربرگ سازمان و تاریخ، شماره، امضا و درج مهر روابط عمومی در پایین خبر
۲- انتشار خبر روی وب سایت سازمان
۳- ارسال فاکس به یک سیستم که برنامه winfax روی آن نصب شده است و فوروارد آن به شماره های فاکس خبرگزاری ها و روابط عمومی ها که قبلا در برنامه وارد کرده ایم.
۴- ارسال اس ام اس تیتر خبر به خبرنگاران و مدیران سازمان
۵- ایمیل خبر با اکانت سازمانی به گروه خبرنگاران که پیشتر در جی میل شخصی ام تهیه کرده ام.

پایش خبر:

۱- جستجوی تیتر خبر در گوگل (برای اطلاع از نحوه انتشار خبر و در صورت عدم درج در خبرگزاری های مهم، ارتباط با خبرنگار حوزه کاری خودمان و یادآوری خبر ارسال شده) و درج در برنامه تحت وب آرشیو خبر روابط عمومی
۲- تهیه بریده جراید خبر ارسالی و درج در برنامه آرشیو تحت وب خبر روابط عمومی
۳- دریافت فایل تصویری و صوتی خبر منتشر شده در صدا و سیما و درج در آرشیو تحت وب سازمان

یادآوری چند نکته مهم در خصوص موارد یاد شده:

حتی بعد از گرفتن تأیید از منبع خبر، باز هم خودتان خبر را با دقت بخوانید یا از همکارتان بخواهید که خبر شما را بخواند تا اگر اشتباه املایی یا آماری در خبر هست آن را تصحیح کنید. (یک خاطره تلخ)

هنگام ارسال فاکس از طریق برنامه winfax دقت کنید که خبر ارسالی شما، همان خبری باشد که تنظیم کرده اید و اشتباها خبرهای قبلی موجود در کنسول winfax را انتخاب نکرده باشید. از روی log برنامه چک کنید که کدام یک از خبرگزاری ها یا روزنامه ها، فاکس شما را دریافت نمی کنند، در این صورت با آنها تماس بگیرید و شماره جدیدی برای ارسال فاکس از آنها بخواهید. هر هفته یا هر دو هفته از برنامه winfax (فاکس های ارسالی و شماره های مخاطبین تان) یک backup‌ تهیه کنید تا در صورت بروز هر نوع مشکل برای برنامه شما، یک پشتیبان از اطلاعات تان در اختیار داشته باشید.

در ذیل اس ام اس های خبری که برای خبرنگاران می فرستید، همیشه آدرس وب سایت خودتان را درج کنید، فرض بگیریم که خبرنگاران مسیج های زیادی می گیرند و آدرس شما را به خاطرشان نسپرده اند. مسیج های ارسالی خودتان را چک کنید تا مطمئن باشید همه شماره موبایل های خبرنگاران مسیج ها را دریافت می کنند، در غیر این صورت و دریافت گزارش خطا، با خبرنگار مربوطه تماس بگیرید. شاید شماره وی تغییر یافته یا دیگر با آن رسانه همکاری ندارد. مسیج ها نه خیلی کوتاه ( از سر صرفه جویی) نه خیلی طولانی ( مانند اصل خبر!) باشند، طوری مسیج ها را تنظیم کنید که گویی یک تیتر طولانی یا لید کوتاه می نویسید.

همزمان یا قبل از  ارسال مسیج، خبر را برای خبرنگاران ایمیل کنید. تصور کنید که بعد از گرفتن مسیج، خبرنگار به اینباکس خودش مراجعه می کند. این کار باید به نحوی انجام گیرد که خبرنگار بعد از دریافت مسیج شما، مطمئن باشد خبر در میل باکس او وجود دارد. بعد از آخرین سطر ایمیل، لینک خبر را روی وب سایت سازمان تان درج کنید. سعی کنید ایمیل ها با عکس ارسال شوند تا از آخرین عکس های آرشیو شما در خبر روزنامه ها و خبرگزاری ها استفاده شود. همیشه آدرس میل خبرنگاران را چک کنید، در صورتی که یک میل برگشت خورد با خبرنگار یا خبرگزاری مربوطه تماس بگیرید و مشکل وب میل آن خبرنگار یا خبرگزاری را یادآوری کنید.

خبر قبل از مسیج و میل باید روی سایت سازمان شما منتشر شده باشد. بدون غلط و با عکس. ممکن است خبرنگار حوزه شما در آن لحظه به میل باکس خودش دسترسی نداشته باشد و همین طور به دلیل اهمیت خبر، منتظر فاکس نماند و تصمیم بگیرد به همکار خودش اطلاع دهد. در این صورت تنها مرجع خبر، سایت شماست. برای همین انتشار خبر روی سایت شما بسیار مهم است.

در خصوص پایش خبر هم اگر این کار را در روابط عمومی انجام می دهید، باید بدانیم که خبرگزاری ها گاه تیترهای متفاوت تری از تیتر ما انتخاب می کنند، برای همین تیتر خبرگزاری ها را جستجو کنید تا بدانید اخبارتان در کدام سایت ها منتشر می شود.

اگر بریده جرایدتان را به بخش خصوصی واگذار کرده اید، گه گاه خودتان روزنامه ها را بررسی کنید تا از درستی کار پیمانکارتان مطمئن شوید.