تجربه های روابط عمومی؛ آیین رونمایی از کتاب

برگزاری نمایشگاه و همایش و نشست خبری، همگی تجربه هایی هستند که در شکل های محدود یا وسیع برای هر روابط عمومی تکرار می شوند، اما اگر سازمان ما سازمانی به جز نهاد کتابخانه ها، کتابخانه ملی یا وزارت ارشاد و مراکز تحقیقاتی و انتشاراتی باشد، رونمایی از کتاب، تجربه ای نیست که حداقل در طول یک یا دو سال قابل تکرار باشد.

 

پایه پلکسی گلاس سفارشی شده/ عکس ایرنا؛ مرضیه موسوی

پایه پلکسی گلاس سفارشی شده/ عکس ایرنا؛ مرضیه موسوی

دست کم برای من که مدت زیادی است در روابط عمومی کار می کنم، رونمایی از کتاب آن هم در حد حضور بالاترین مقام دو سازمان که ماحصل همکاری چند ساله خود را در قالب یک کتاب مرجع منتشر کنند، اتفاق نیفتاده بود.

 

چند مسئله برای این برنامه پیش رو بود. ۱٫ محل برگزاری ۲٫ امکانات مورد نیاز ۳٫ میهمانان مراسم ۴٫ پوشش رسانه ای ۵٫ ترتیب برنامه ۶٫ حواشی و نکات قابل تأمل

 

۱٫ محل برگزاری

محل برگزاری مراسم، به دلیل نوع برنامه که یک آیین رونمایی بود، نمی توانست یک فضای محدود مثل سالن کنفرانس که صندلی ها به صورت U هستند باشد، هم سطح بودن چنین سالن هایی و نیاز به یک سن با ارتفاعی بالاتر برای در معرض دید بودن کتاب، اقتضا می کرد فضای برنامه، یک سالن همایش با سن باشد. بنابراین از بین سالن های موجود سازمان، سالن آمفی تئاتر که دارای سن، نور، صدا و فضای بازتر و مناسب تری بود انتخاب شد. اما بزرگ بودن سالن با خود مشکل دیگری را به وجود می آورد که در مورد ۳ ـ میهمنان مراسم ـ به آن پرداخته می شود.

 

۲٫ امکانات مورد نیاز

به جز پاپ آپ که برای بک گراند سن در نظر گرفته بودیم، به یک پایه ی تریبون شکل با زاویه ای رو به مخاطبین نیاز داشتیم تا کتاب روی آن قرار بگیرد و رؤسای دو سازمان با قرار گرفتن در طرفین این پایه، با برداشتن پوشش پارچه ای، از آن رونمایی کنند. توضیح این سازه برای دوستانی که در امر تبلیغات و برگزاری نمایشگاه فعالیت می کردند کمی دشوار بود. بعد از کمی سعی و خطا و ارتباط با شرکت های تبلیغاتی، به جهت اینکه روی جنس سازه که آن را از پلکسی گلاس در نظر گرفته بودم، مطمئن بودم به پامنار، بورس تهیه سازه های پلکسی گلاس رفتم تا از فعالان این کار، مشورت بگیرم.

 

حضور در پامنار کافی بود تا انواع این سازه که اصطلاحا به آن پایه تریبونی گفته می شد، را از نزدیک ببینم و برای انتقال شکلی که در ذهنم داشتم به تولیدکنندگان این اقلام، به نوعی مثال عینی نزدیک شوم. تریبون های جدیدی که در کلاس دانشگاه ها یا آموزشگاه ها مورد استفاده قرار می گیرد، سازه ای با جنس MDF است که از بدنه مربع شکل بر روی یک پایه تشکیل شده که در ارتفاع به محل قرار گرفتن کتاب، لپ تاپ یا تکیه گاه دست سخنران ختم می شود. معمولا محل قرار گرفتن کتاب روی تریبون، از اطراف با ۱۰ سانتی متر ارتفاع از همان سازه، کمی بالاتر می رود تا محافظ وسایل روی آن و مخفی ماندن آن از دید مخاطبین باشد.

 

رونمایی از کتاب/ عکس از موج؛ مهدی کاوه ئی

رونمایی از کتاب/ عکس از موج؛ مهدی کاوه ئی

در سال های اخیر، طرح تکریم ارباب رجوع در ادارات و سازمان ها، به صورت شکلی در حال اجراست و یکی از نمادهای این طرح، نظرخواهی از ارباب رجوع پس از دریافت خدمت مورد نظرش می باشد. برای این نظرخواهی، پایه هایی با جنس چوب و یا پلکسی گلاس ساخته می شود که نمونه های پلکسی گلاس آن در پامنار به وفور دیده می شود. در بانک ها هم رفته رفته این پایه ها برای پر کردن فیش های بانکی مورد استفاده قرار می گیرد و پایه های چوبی به دلیل بزرگی و بدشکل بودن در حال حذف شدن هستند. این پایه که در اکثر فروشگاه های پامنار وجود دارد، نمونه ای برای مثل آنچه در ذهن داشتیم بود و هزینه ساخت یک نمونه از آن برای کار رونمایی از کتاب به همراه سفارشی کردن آن، یعنی لبه دادن به بخش بالایی برای جلوگیری از افتادن کتاب، حک کردن آرم سازمان، نصب LED برای تابش به روی آرم حک شده و روشن کردن آن، همگی به مبلغ ۲۵۰ هزار تومان رسید که با مبالغی که برای اجاره این پایه از قبل گرفته بودم قابل مقایسه نبود.

 

زمان سفارش کار تا تولید این پایه دو روز کاری بود و تنها کاری که تولید کننده پایه از ما تقاضا کرد، ارائه فایل Vector  آرم سازمان بود که این فایل هم بلافاصله برای او ایمیل شد.

 

برای پوشش این پایه هیچ پارچه ای مناسب تر از ساتن نبود، چرا که به دلیل وزن این پارچه، با ثبات بیشتری رو کتاب قرار می گرفت و از طرف دیگر به دلیل براق بودن، جلوه ی زیبایی به پایه و سن می بخشید.

 

در پایان با تدارک دیدن این پایه سفارشی شده، پارچه ساتن، چاپ بنر برای پاپ آپ (که توصیه می شود همکاران روابط عمومی ترجیحا از پلات با پوشش سلفون مات استفاده کنند) و سازه پاپ آپ، سن سالن همایش آماده مراسم شد.

 

 ۳٫ میهمانان مراسم

همان طور که در مورد اول، یعنی محل برگزاری مراسم اشاره کردم، سالن همایش سازمان با ظرفیت ۲۵۰ نفر، برای مکان مراسم انتخاب شد. هر چند انتخاب این فضا امکانات مناسبی در اختیارمان قرار می داد، اما از طرف دیگر پر کردن سالن از میهمانان مسئله ای بود که باید به آن هم فکر می کردیم، حداکثر خبرنگارانی که برای مراسم دعوت می شدند بیشتر از ۳۰ نفر نبودند و با جمع بستن تعداد میهمنانان سازمان های دیگر و همکاران خودمان، تعداد مدعوین، بیش از ۸۰ تا ۹۰ نفر نبودند. بنابراین برای تکمیل فضای سالن از همه میهمان ها تقاضا می کردیم ردیف های اول سالن را پر کنند تا کادر عکاسان و تصویربرداران خالی و پراکنده به نظر نرسد.

جایگاه تثبت شده کتاب روی پایه/ عکس از موج؛ مهدی کاوه ئی

جایگاه تثبت شده کتاب روی پایه/ عکس از موج؛ مهدی کاوه ئی

 

خبرنگاران هم که بیشتر برنامه های خبری سازمان را در سالن کنفرانس تجربه کرده بودند با حضور در سالن همایش، فضای جدیدی را تجربه کردند و انتقاد خاصی در خصوص این مکان برای برگزاری برنامه شنیده نشد. ضمن اینکه فضای باز سالن امکان تصویربرداری ساده تر برای واحد مرکزی خبر، باشگاه خبرنگاران، شبکه دو و تیم شبکه خبر را فراهم کرده بود.

 

۴٫ پوشش رسانه ای:

برنامه های سازمان که رویکرد برون سازمانی دارند، اگر بدون حضور رسانه ها و ارباب جراید برگزار شوند، گویی که برگزار نشده اند. مثل همه برنامه های دیگر رسانه ای، از چند روز قبل فکس دعوت نامه برنامه به رسانه ها ارسال شده بود، روز بعد از ارسال فکس، ایمیل یادآوری برنامه را برای خبرنگاران ارسال کردم و دست آخر هم صبح مراسم، با توجه به اینکه برنامه  ما ساعت ۱۰ شروع می شد، ساعت ۸، مسیج گروهی آخرین یادآوری را به خبرنگاران و دبیران سرویس رسانه ها ارسال کردم. حضور دو رییس سازمان در برنامه، حساسیت برنامه را برای خبرنگاران دو چندان کرده بود و به دلیل هماهنگی هایی که از زمان شروع دعوت رسانه ای، با روابط عمومی سازمان همکار برنامه داشتم، تعدادی خبرنگار هم از سوی آن سازمان به برنامه دعوت شده بودند و در نهایت ، برنامه با پوشش مناسب رسانه ای برگزار شد.

 

۵٫ ترتیب برنامه

برنامه با قرائت قرآن توسط قاری و پخش سرود جمهوری اسلامی که پروتکل نانوشته همه برنامه های رسمی است، آغاز شد.
مجری برنامه، خیر مقدم و تشریح بخشی از برنامه ها را به عهده داشت.
رییس سازمان میزبان که سازمان ما بود در خصوص محور برنامه یعنی کتاب و محتوای آن صحبت کرد.
رییس سازمان میهمان هم در خصوص مدت همکاری و تلاش های افراد مختلفی که در طول چند سال اطلاعات کتاب را جمع آوری کرده بودند ایراد سخنرانی کرد.
مراسم رونمایی از کتاب با حضور دو رییس سازمان، روی سن انجام گرفت.
ضمن دعوت از دو رییس سازمان برای حضور در روی سن، از نویسندگان و دست اندرکاران تهیه کتاب با اهدای لوح تقدیر امضا شده توس دو رییس سازمان، تقدیر شد.
و ختم برنامه و شروع مصاحبه های اختصاصی رسانه ها با دو رییس سازمان

 

۶٫ حواشی و نکات قابل تأمل

این اولین برنامه رونمایی کتاب روابط عمومی ما بود و به دلیل نداشتن تجربه، با روابط عمومی های مختلف که تماس گرفتم، آنها هم تجربه زیادی از این نوع برنامه نداشتند و اگر هم مراسم رونمایی کتابی هم توسط سازمان آنها صورت گرفته بود، بدون توجه به جزئیات برنامه و با امکانات حداقلی برنامه را برگزار کرده بودند. البته باید تلاش بیشتری برای ارتباط گرفتن با روابط عمومی های دیگر به خرج می دادم که به دلیل ضیق زمانی و نداشتن همکارانی که در چنین سازمان های مشغول باشند، از این مسئله گذشتم.

 

هیچ منبع خاصی در اینترنت برای این دست برنامه ها پیدا نکردم تا از آنها استفاده ای داشته باشم. حداقل در وب سایت ها و وبلاگ های فعال در روابط عمومی به منبع خاصی دست پیدا نکردم.

 

با توجه به اینکه زمان رونمایی از کتاب باید موسیقی خاصی برای همان لحظه در سالن پخش می شد، بیش از ۷۰۰ ترک آهنگ را در چند روز قبل از مراسم گوش کردم تا بالاخره یک موسیقی مناسب را برای لحظه رونمایی و لحظه تقدیر از نویسندگان و دست اندرکاران پیدا کردم و تا در همان لحظه در سالن پخش شود که همین آهنگ کوتاه، هیجان برنامه را مضاعف کرد و وقت و زمانی که برای پیدا کردن آهنگ صرف شد، ارزش پیدا کرد.

 

توجه به جزئیات، یعنی انتخاب پایه از پلکسی گلاس و نور LED، انتخاب جنس پارچه که حتما از ساتن باشد، امتحان کردن رنگ های مختلف ساتن با توجه به رنگ های پیرامون پایه، همگی به یک دست شدن سن و زیبایی کار کمک کرد.

 

باز بودن دست ما در چک کردن صدا، نور، پخش موزیک و در کل هدایت اتاق فرمان سالن توسط تیم روابط عمومی کنترل بیشتری در بهتر اجرا شدن برنامه به ما می داد.

 

در پایان این پست ضروری می دانم از همکاران خوبم در روابط عمومی سازمان که در لحظه لحظه مراسم، از برنامه ریزی تا اجرا، همکاری داشتند تقدیر و تشکر کنم.

نویسنده:

تاریخ:

نوشتهٔ بعدی
چند نکته در مورد نشست های خبری
نوشتهٔ پیشین
ضعف و قوت روابط عمومی های استانی

نوشته‌های مرتبط

۲ دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

  • با سلام
    مسئول روابط عمومی یکی از شرکت های فعال در حوزه نفت و گاز در منطقه عسلویه هستم. مدت هاست با وبسایت شما ارتباط دارم و از مطالب خوب و تجربه های روابط عمومی تان استفاده کرده ام.
    این مطلب به دلیل تشریحی بودن جزء به جزء اجزای مراسم واقعا مطلب آموزشی قابل استفاده ای بود (مثل اکثر مطالب تان) و به نوبه خودم می خواستم از شما تشکر ویژه ای داشته باشم و به عنوان یک همکار این تجربه ی جدید را به شما تبریک می گویم و آرزوی موفقیت روز افزون دارم.
    موفق و پیروز باشید.

    پاسخ
  • جناب آقای حقوردی
    ضمن عرض سلام و قبولی طاعات
    مطالعه تجربیات شما در برگزاری مراسم های اینچنینی برایم مفید است . دست مریزاد.
    انتشار اینگونه مطالب جستجو اینترنتی را برای دیگر روابط عمومی ها آسان می کند .
    مرادی – ۲۶ / تیرماه/۱۳۹۲

    پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید


− دو = 4

فهرست