در برنامه های علمی مثل
همایش ها و کنفرانس ها پیش می آید که در یک یا دو روز بیش از چند مقاله توسط کارشناسان سازمان ما ارائه می شود. گاها هر یک از این مقاله ها به تنهایی ارزش یک خبر خوب را دارند اما مطرح شدن آنها در زمان همایش و قرار گرفتن در بین انبوهی از مطالب دیگر که شاید به زعم خبرنگاران آن مطالب دیگر مهم تر شناخته شوند، ارزش مقالات را ناخواسته پایین می آورد و به احتمال زیاد در بین اخبار همایش از دست می رود یا اصطلاحا “می سوزد”.
حتی اگر مقالات سازمان ما مورد توجه خبرنگاران قرار گیرد، به علت حجم بالای اطلاعات در گردش، حین برگزاری کنفرانس یا همایش، بسیار اجمالی به مقالات پرداخته می شود و حق مطلب آنچنان که باید ادا نمی شود.
این موضوع به اینکه برگزار کننده همایش سازمان متبوع ما باشد یا اینکه همکاران سازمان مان در یک همایش علمی دیگر ارائه مقاله داشته باشند فرق چندانی ندارد. چرا که در زمان برگزاری همایش، مطالبی که در افتتاحیه توسط میهمانان و شخصیت ها مطرح می شود، بیشتر مورد توجه رسانه ها قرار می گیرد و مطالب و مقالات علمی از نظر خبرنگاران به دور می ماند.
جای نگرانی نیست. با اتمام همایش، می توان با حوصله یک به یک مقالات و سخنرانی های ارائه شده توسط همکاران سازمان مان را تنظیم کنیم. بعد از گرفتن تأیید از نویسندگان مقالات (همکاران مان)، خبرهای تنظیم شده را در وب سایت سازمان منتشر کنیم. در لید یا پاراگراف دوم خبر هم اشاره می کنیم که این مقاله در همایشی که چند روز قبل برگزار شد، ارائه شده است.
با این کار ضمن پرداخت جامع به مطالب ارائه شده، به نوعی دامنه آن همایش توسط روابط عمومی سازمان ما ادامه پیدا می کند و ما هم از همایشی که چند روزی از برگزاری آن نگذشته، به خبرهایمان اعتبار می دهیم. اضافه کردن عکس، نمودار، اینفوگرافی و شرح بیشتر به خبر از جمله کارهایی است که در زمان بحبوحه برگزاری کنفرانس ها و همایش ها نمی توان آن را انجام داد، اما پس از اتمام همایش، کارشناس روابط عمومی به فرصت این اطلاعات را به خبر خود اضافه می کند و به این ترتیب انتشار مطلوب خبر خود را تضمین می کند.
البته از یاد نبریم که قبل از برگزاری همایش های علمی، حتی اگر برگزارکننده سازمان ما نیست، برنامه همایش را با علامت گذاری افرادی که از سازمان ما در همایش مقاله دارند، به اطلاع خبرنگاران حوزه خودمان برسانیم و “پیش خبر” برگزاری همایش را آماده و روی سایت سازمان منتشر کنیم.
